La gestion des temps et des activités, un vrai plat de résistance pour Sabrina Lenne, responsable du système d'information RH (SIRH) de Bonduelle. Un gros morceau, accommodé en 2005 et servi un an et trois mois plus tard aux employés du groupe en France. L'entreprise cherchait, alors, un système pour remplacer les différents logiciels de ses 15 établissements. Le but : gérer avec un seul outil l'ensemble de ses salariés, soit 3 500 permanents et 2 500 à 3 000 saisonniers par an. « Les applications existantes ne prenaient pas en compte les contraintes liées à la saisonnalité de nos activités », explique-t-elle.

Déjà utilisée dans l'une des branches de l'entreprise, la solution choisie, eTemptation d'Horoquartz, répondait à l'objectif de gestion des activités des salariés et de planification des absences et des présences. Autre raison de ce choix, l'application, multilingue, peut être adaptée sur les différents sites de la société à l'étranger. Et, surtout, « elle permet d'intégrer facilement les évolutions réglementaires par simple paramétrage, sans faire appel à l'éditeur », précise la responsable. Aujourd'hui, l'outil, articulé autour d'une base de données unique, fournit au progiciel de paie les compteurs nécessaires pour son calcul, selon les règles de chaque site. Au quotidien, un réseau de badgeuses alimente le système en informations sur les entrées et sorties du personnel. Selon Sabrina Lenne, le passage au badgeage, grande nouveauté pour les collaborateurs, a été bien accepté : « Les données sur le temps de travail des salariés sont plus fiables. Cela se traduit par l'exactitude de leur fiche de paye. »

La plupart des salariés n'ayant pas accès à un ordinateur de bureau, ils consultent les renseignements les concernant sur les badgeuses. Les demandes d'absences continuent donc à être effectuées sur papier. Toutefois, dans chaque service, les assistantes qui centralisent les formulaires peuvent maintenant éditer des plannings prévisionnels. Une évolution majeure pour Sabrina Lenne : « Le logiciel a changé les habitudes de travail. En éliminant des saisies, il permet plus de contrôle et d'analyse de nos productivités. Les tâches ont gagné en valeur ajoutée. »

Les directions disposent, ainsi, d'une meilleure visibilité sur leur organisation. Les managers n'utilisent plus de fichiers Excel pour gérer les équipes. Plus autonomes, ils planifient à l'aide du logiciel sans être dépendants du service RH pour récupérer les informations dont ils ont besoin : nombre d'heures à effectuer, soldes de congés des salariés... « L'outil, très intuitif, permet aux salariés comme aux managers de s'y retrouver sans avoir besoin d'un accompagnement très important », atteste la responsable du SIRH. Du côté du service paye, les processus ont été simplifiés. Les contrôles des gestionnaires bénéficient d'une fiabilité renforcée : en temps réel, ils accèdent à des données exactes.

Si elle déplore la lenteur de traitement des anciennes versions du logiciel d'Horoquartz, la chef de projet se réjouit de ses évolutions : nouvelles règles, fonctionnalités et alertes. Certes, quelques améliorations seraient les bienvenues : simplifier certaines interfaces, complexes à modifier, ou encore faciliter l'ajout de nouveaux compteurs.

A terme, la responsable souhaite aussi développer la planification et offrir la possibilité aux managers de gérer, grâce à l'outil, les plannings en fonction des compétences des collaborateurs.

Egalement envisagée, l'implantation du système de gestion des temps à l'étranger. Il s'agira de remplacer certains outils obsolètes, comme cela a été fait en 2007 dans la filiale espagnole. Mais, au préalable, Sabrina Lenne se consacrera, en 2010, à la mise en place d'une base de données mondiale unique permettant de centraliser l'ensemble des informations liées à la masse salariale du groupe. Pour la responsable du SIRH, un nouveau projet copieux...