Un progiciel et quatre-vingts applicatifs : telle était l'architecture du système d'information RH de la Société générale en 1998. Mis en place plus de dix ans auparavant, le progiciel Gip, diffusé à l'époque par l'éditeur CGI, permettait au plus de « gérer les gens que l'on payait, note Patrick Chaussé, directeur du projet de refonte du SIRH baptisé Gershwin. A chaque niche fonctionnelle, telle que le recrutement ou la gestion des carrières, correspondait un applicatif, et tous ne communiquaient pas forcément entre eux. Au final, nous travaillions avec une architecture techniquement incohérente et ne permettant pas de disposer d'une vision à la fois générale et pointue de chaque salarié. » Or, l'année 1998 est celle des projets pour la banque française. L'entreprise est engagée dans un grand mouvement de réorganisation qui doit aboutir à la création de deux branches d'activité, l'une pour la banque de détail, l'autre pour la banque d'investissement. Simultanément, une partie de la gestion des ressources humaines est sur le point d'être déconcentrée dans chacune de ces branches.

D'une structure de recrutement unique, par exemple, la banque passe à trois services différents. Dans la même logique, la fonction RH s'internationalise. Or, dans chaque pays où la banque est présente subsiste un système informatique local qui ne dialogue pas avec la France. Enfin, le passage à l'an 2000 et l'arrivée de l'euro se profilent à l'horizon tandis que le renouvellement annoncé de la convention collective des banques, à bout de souffle, va entraîner des modifications que le système d'information n'est peut-être pas en mesure de prendre en compte.

C'est ainsi que la Société générale commence à s'intéresser aux progiciels du marché, excluant d'emblée toute éventualité de déve- loppement maison. Deux équipes sont mises en place en interne : l'une est constituée de techniciens et assure la maîtrise d'ouvrage, l'autre regroupe des experts de la fonction RH et des fonctionnels.

Trois éditeurs sont finalement retenus : SAP, HR Access et PeopleSoft. Ce dernier l'emporte, avec sa solution PeopleSoft 8 SIRH. « Les fonctionnels ont été séduits par l'ergonomie du produit, malgré quelques inquiétudes liées à la nationalité de PeopleSoft. Ils se demandaient si un Américain était en mesure d'intégrer dans son produit une paie ou une réglementation française », se souvient Patrick Chaussé.

Le travail démarre en septembre 1998, avec la constitution d'une seule équipe projet mêlant informaticiens, maîtrise d'ouvrage et experts métier. Elle est rapidement rejointe par des consultants du cabinet de conseil Accenture. « Il est difficile de recruter en interne l'ensemble des compétences nécessaires à un projet d'une durée de douze à dix-huit mois. Il est également difficile de mobiliser rapidement une ressource, par exemple une compétence sur le logiciel Oracle, pour la semaine qui suit, et ce, seulement pour trois mois. Le recours à un tiers offre en revanche cette souplesse et cette réactivité », estime Patrick Chaussé.

Le projet s'est déroulé en deux temps : l'ensemble des fonctionnalités RH ont été paramétrées puis mises en production en septembre 1999, à l'exception du module de paie et absences, indisponible dans l'immédiat. Ce dernier a fait l'objet d'une deuxième étape, lancée en septembre 2000. La totalité du nouveau SIRH est opérationnelle depuis octobre dernier. Il se compose d'un système de production et d'un infocentre, développé avec l'éditeur Business Objects. Ainsi, chaque soir, l'image du système de production est déversée sur l'infocentre qui peut être interrogé dans des langages différents sans interférer avec la production.

Par ailleurs, pour atteindre les objectifs d'internationalisation, un applicatif PeopleSoft a été mis en place dans les bureaux de New York, de Londres et de Hong Kong pour couvrir, respectivement, l'Amérique, l'Europe du Nord et l'Asie avec l'Australie. « Nous conservons des systèmes locaux, commente Patrick Chaussé, tout en disposant de remontées quotidiennes vers le système central, permettant ainsi de consolider les informations sur chaque salarié de chaque branche, quelle que soit sa situation géographique. » Enfin, les données relatives à la nouvelle convention collective des banques, en oeuvre depuis janvier 2000, et à la réduction du temps de travail, ont été intégrées.

Seul regret : des durées de traitement trop longues, notamment sur la paie, obligeant parfois à fermer temporairement l'applicatif. La banque cherche aujourd'hui à les optimiser. Mais, dans l'ensemble, le nouveau SIRH satisfait ses utilisateurs. « Le changement s'est fait en douceur, notamment grâce au directeur des ressources humaines qui s'est transformé en véritable sponsor et à la personne relais, intéressée par l'informatique, dont nous disposions dans chaque service. Sans oublier la publication régulière d'une lettre dédiée au projet et les nombreuses réunions d'information. » La prochaine étape, elle, est annoncée pour la fin de l'été prochain, avec l'ouverture d'une partie du SIRH aux salariés sur un mode de self-service.

Effectifs : 81 000 salariés.

Implantations : 500 sites dans 75 pays, 2 600 agences en France.

Activités : banque de détail ; banque de financement et d'investissement ; gestion d'actifs.

Chiffre d'affaires : 13,8 milliards d'euros en 2000.

1 En 1998, la Société générale constate que son SIRH, mis en place dix ans auparavant, ne correspond plus à ses besoins. Parallèlement, la banque se réorganise tandis que les RH s'internationalisent.

2 La Société générale commence à s'intéresser aux progiciels du marché. C'est l'américain PeopleSoft qui l'emporte grâce, notamment, à l'ergonomie de son produit PeopleSoft 8 SIRH.

3 Opérationnel depuis octobre dernier, le nouveau SIRH se compose d'un système de production et d'un infocentre, développé avec l'éditeur Business Objects.

L'achat d'un progiciel est un investissement à long terme. Chacun doit apprendre à s'adapter aux nouvelles fonctionnalités.

Des salariés qui s'approprient le progiciel dans le seul but de l'adapter à leurs habitudes de travail, c'est, selon Patrick Chaussé, directeur du projet Gershwin, l'un des principaux écueils liés à l'acquisition de ce type d'outil. « Nous estimons au contraire que l'achat et l'installation d'un progiciel constituent un investissement à long terme qu'il faut préserver en évitant au maximum de le customiser. Ce sont nos propres process qu'il faut chercher à optimiser afin de tirer le meilleur parti du produit », explique-t-il. Il permet notamment de traiter plus rapidement les candidatures spontanées des internautes. La DRH peut ainsi réduire le délai de prise de décision en transmettant directement les candidatures par e-mail interne plutôt que de les imprimer et de les photocopier pour les adresser par courrier papier aux managers concernés.

« A cette condition, le candidat bénéficiera d'un délai de réponse plus rapide, tel que le permet le progiciel », note Patrick Chaussé.

Le cheminement d'un SIRH

Début 1998 : évaluation des produits disponibles sur le marché.

Septembre 1998 : constitution de l'équipe projet.

Septembre 1999 : mise en production du premier lot comprenant toutes les fonctionnalités hors paie et absences.

Septembre 2000 : lancement de la deuxième phase.

Octobre 2001 : mise en production du module paie et absences.

Eté 2002 : ouverture d'une partie du SIRH aux salariés sur un mode de self-service.