Le recours à l’intérim est une pratique courante dans les entreprises de construction. À Eiffage, il peut dépasser 20 % de la masse salariale du groupe, représentant 10 000 équivalents temps plein (ETP) chaque année. Mais dans ce groupe très décentralisé, le processus de gestion de l’intérim était pour le moins hétérogène, chaque région, voire établissement, ayant ses propres procédures.

L’entreprise a donc voulu harmoniser les méthodes des 450 établissements répartis sur 45 régions et quatre branches historiques (construction, travaux publics, énergie, métal), et définir des procédures standards. Objectif : dématérialiser la gestion des commandes de missions, tout en rationalisant le recours à l’intérim. C’est la DRH du groupe qui a géré la totalité du projet, de la rédaction du cahier des charges fonctionnel dès 2008 jusqu’à la validation des pilotes et la formation des utilisateurs.

Ce projet de pilotage global du recours à l’intérim s’inscrit dans le programme Sextan de refonte du SIRH du groupe lancé en 2008 dans l’optique de fournir des outils à la fonction RH du groupe dans les domaines de la gestion de l’information RH, du recrutement et de la gestion de l’intérim. Pour ce dernier volet, Eiffage a retenu la solution Baps-Intérim, éditée, par le cabinet de conseil en achat d’intérim Direct Skills. « Nous avons choisi un logiciel propriétaire afin de ne pas dépendre des plates-formes des entreprises de travail temporaire qui ont les leurs », précise Edvige Pellegrini, responsable maîtrise d’ouvrage SIRH d’Eiffage.

Particularité du projet : sa mise en place a, de fait, impliqué les RH, les achats et la comptabilité, les trois services ayant des objectifs différents. Pour les ressources humaines, il s’agissait de respecter la réglementation en vigueur et de quantifier le volume d’intérimaires par rapport aux salariés de l’entreprise (vérifier si des compétences internes ne sont pas disponibles dans d’autres régions, par exemple). Les achats voulaient, de leur côté, mettre en concurrence les sociétés d’intérim référencées et faire en sorte que les contrats-cadres soient appliqués. Enfin, la comptabilité s’intéressait au contrôle de la facturation et des horaires. Une volonté de verrouiller le processus de recours à l’intérim, qui est très réglementé.

L’outil se présente sous la forme d’une plate-forme d’échanges dans laquelle Eiffage dépose des offres auxquelles quelque 2 000 entreprises de travail temporaire référencées peuvent répondre. Au-delà de la commande, l’outil permet de saisir les bordereaux d’heures travaillées et de générer une préfacture. L’enjeu de la dématérialisation des factures d’intérim est de pouvoir assurer un contrôle automatique. Le bâtiment est un secteur dans lequel des primes sont prévues en fonction des tâches réalisées sur le chantier, de l’horaire, de l’équipement ou encore de la pénibilité, ce qui rendait la vérification des factures presque impossible pour la comptabilité. Avec ce système, ce sont les donneurs d’ordre chez Eiffage qui contrôlent ces éléments. Depuis 2013, la plate-forme, qui a été déployée sur deux ans, est utilisée par plus de 4 000 salariés du groupe de BTP (assistants, conducteurs de travaux et directeurs de chantiers et d’établissements) et autant d’utilisateurs parmi près de 230 agences de travail temporaire. Lorsqu’un contrat de mise à disposition de personnel est généré, il est signé électroniquement, afin de respecter l’obligation légale de signer dans les 48 heures.

Pour faciliter l’adoption de l’outil et des nouvelles procédures, les salariés concernés chez Eiffage ont bénéficié de formations en présentiel selon leurs profils, en commençant par les directeurs d’établissements. En outre, des modules d’e-learning et des documentations ont été mis à la disposition des entreprises de travail temporaire. Enfin, les 8 000 utilisateurs ont également accès à une assistance dédiée, assurée par la hot line du groupe, en charge de l’assistance utilisateurs des applications RH.