Les outils collaboratifs et sociaux transforment l’organisation et les habitudes de travail dans l’entreprise. Le manager connecté perd en autorité ce qu’il gagne en proximité avec ses collaborateurs, plus engagés et plus créatifs. Mode d'emploi.
Chez Groupe Open, le réseau social d’entreprise (RSE) a éclipsé la bonne vieille lettre d’information électronique. Depuis 2015, sur les écrans des salariés de l’entreprise de services du numérique (ESN), la plate-forme distille au fil de l’eau des informations sur les clients, les offres et l’environnement économique. Une manière de garder le lien entre les managers et les consultants, quel que soit leur éloignement géographique ou les frontières hiérarchiques.
Avec cette solution, il s’agit de « développer le sentiment d’appartenance des collaborateurs en les faisant vivre au même pouls que l’entreprise, notamment ceux qui travaillent hors de nos murs, chez les clients », résume Laurent Desomer, directeur régional de l’ESN. Avec le réseau, le manager a tout à gagner en termes d’engagement de ses collaborateurs. À condition de s’impliquer lui-même : « Je ne peux pas demander à mes collaborateurs de poster des informations sur leur activité commerciale ou sur leurs succès, si je ne le fais pas moi-même », précise-t-il. Et, pour entretenir la flamme, le responsable doit aussi encourager ceux qui, dans les communautés, prennent le temps de poser les questions ou d’y répondre.
Echanges immédiats « Souvent un simple “like” ou un petit mot de félicitations peut suffire à motiver les contributeurs », glisse Paola Cinelli, responsable de BibSpace, la plate-forme collaborative de Michelin. Orienté collaboration métier, ce réseau favorise les échanges immédiats entre chaque site de production. Didier Lefèvre, manager transverse, y anime la communauté virtuelle des responsables informatiques d’usine. Il incite ses pairs à jouer le jeu et à se servir de l’outil pour partager des informations sur leurs projets, sans passer par l’échelon central : « Un manager ne peut plus se permettre de ne pas utiliser le réseau social. Cet espace simplifie les méthodes de travail et offre la possibilité aux collaborateurs des différentes usines de s’entraider. Aujourd’hui, envoyer des questions techniques au siège qui va collecter les réponses, les compiler puis les dispatcher entre les sites n’a plus de sens. »
Pour aiguillonner ses collègues, le chef d’équipe a tout intérêt à donner le la, à l’instar de Philippe Le Berre, manager à la direction informatique de Generali. Grâce à une communauté de projet sur Swyng, le réseau social interne de l’assureur, son équipe accède à l’ensemble de ses documents de travail communs. Avec la certitude de toujours disposer des dernières versions actualisées. Le responsable informatique recommande ainsi de « commencer soi-même par partager les documents qui nécessitent des mises à jour collectives sur l’espace collaboratif et par bannir l’utilisation de l’e-mail et de la pièce jointe pour échanger ces fichiers ».
Discussion ouverte Mais rien ne sert d’être trop directif sur les sites de partage de contenus. Selon Damien Mermet, directeur associé du cabinet de conseil Wavestone et référent d’une communauté interne dédiée aux méthodes d’innovation, la qualité des interventions sur une plate-forme collaborative ne se jauge pas à l’aune du grade de leur auteur. Un chef d’équipe doit donc veiller à ne pas se positionner comme “le plus intelligent” ou le seul détenteur du savoir : « Sur un RSE, le manager n’est pas protégé par son statut », rappelle-t-il. Et, sur des sujets épineux, les salariés n’hésitent pas à interpeller leur patron.
Dans ces conditions, pourquoi se risquer à ouvrir les vannes de la discussion ? Laurent Desomer voit dans les interventions “poil à gratter” des alertes salutaires : « Mieux vaut être informé de ce qui se dit. Je peux alors agir en conséquence ou expliquer mes choix. » De surcroît, les outils collaboratifs agissent comme un levier de décision, selon Damien Mermet : « Ils permettent de savoir comment les collaborateurs comprennent un sujet, ce qui est indispensable pour s’assurer que les résolutions du manager seront bien mises en œuvre. » Intervenir sur un RSE est « un acte de management qui valorise les talents et les fidélise », assure Laurent Desomer.
Le collaboratif est d’ailleurs moins une question d’outil que de comportement : comme pour une newsletter, il faut avoir le réflexe de partager des informations et des réussites pour renforcer l’adhésion des salariés à l’entreprise. Le manager doit « se laisser surprendre par l’intelligence collective », insiste Damien Mermet. Pour l’expert en innovation c’est sûr : une équipe créative a la fibre collaborative.
