Le temps des équipes RH est très compté. Comment gagner du temps ? Les assistants de réunion couplés à l’IA générative peuvent être une solution, à condition de tenir compte de leurs limites actuelles.
Indispensables pour diffuser les informations, synchroniser et coordonner les tâches, veiller au respect du triptyque « qualité, coûts et délais » et prendre des décisions, les réunions sont malgré tout chronophages et parfois sources de confusion. Plutôt que de mobiliser une personne pour établir des comptes rendus qui devront souvent être amendés, pourquoi ne pas faire appel à un assistant de réunion ? Ils sont désormais couplés à des outils d’IA générative qui permettent de transcrire les propos, mais aussi de les synthétiser et d’établir une liste des actions décidées durant les échanges.
L’agence Lecko a testé six outils du marché – Copilot (Microsoft), Leexi, Fireflies, MeetGeek, tl;dv et Spoke – pour mesurer leur efficacité respective1. Le premier gain très notable concerne le temps nécessaire à la retranscription des propos. Leur qualité est, en revanche, largement perfectible. Quel que soit l’outil, il faut en effet procéder à une relecture avant une exploitation réelle. L’étude souligne la difficulté de ces outils à saisir les termes techniques, le jargon propre à certains métiers, ou encore les noms des personnes…
Leviers d’amélioration
Des leviers d’amélioration existent. Les outils testés semblent en effet bien plus efficaces lorsque les réunions ont lieu en ligne, que leur déroulement suit une structure claire et qu’un animateur assure la bonne qualité des échanges. La qualité de la retranscription se dégrade avec les réunions hybrides. Les assistants de réunion testés identifient moins facilement les participants se trouvant dans une salle.
La qualité de la structuration des échanges ressort comme un élément déterminant dans la qualité de la retranscription, dans celle de la synthèse ainsi que dans le repérage des décisions actées et des actions à entreprendre. L’étude de Lecko préconise donc d’améliorer les modalités de la réunion afin de permettre à ce type d’outil de donner sa pleine mesure.
Une meilleure structuration passe nécessairement par une préparation plus poussée en amont. Elle implique des échanges avec les participants afin de fixer un ordre du jour clair, la transmission des éléments qui devront être examinés et avec lesquels il faudra tirer des conclusions claires pour identifier les actions à mener.
Réduire la durée des réunions
La durée des réunions est un autre point capital. Plus elles s’étendent et moins la qualité de l’analyse des propos tenus est assurée. Faut-il en conclure que la multiplication des échanges nuit à la clarté des débats ? Selon l’étude de Lecko, les assistants de réunion ont un comportement similaire aux humains et finissent par perdre le fil des conversations...
L’étude souligne aussi une rétroaction parfois négligée, voire ignorée. Lorsque les participants d’une réunion savent que l’intégralité de leurs propos sera retranscrite pour une analyse ultérieure, la spontanéité de leurs échanges s’en ressent. Faut-il en conclure que d’autres conciliabules se tiendront plus tard afin de traiter des sujets délicats ? L’hypothèse mérite d’être soulevée et prise en compte lors de l’analyse des comptes rendus réalisés par ces assistants de réunion.
Ces outils vont-ils pousser les participants à faire évoluer leurs comportements ? De fait, et de façon assez paradoxale, l’efficacité de ces assistants de réunions est en grande partie tributaire de la structuration et de la qualité des échanges. Moins ils auront été préparés et pilotés, moins les comptes rendus de ces outils seront utilisables. Les assistants de réunion vont-ils pousser les humains à améliorer les échanges afin qu’eux-mêmes puissent en tirer un réel profit ? Selon l’étude de Lecko, la réponse à cette question repose essentiellement sur la culture de l’organisation concernée. De l’humain donc.
(1) Baromètre Lecko : Rendre nos réunions plus efficaces avec l’IA Générative
