Comment les grandes entreprises ont-elles adapté leur système d’information ressources humaines aux grandes réformes du moment ? Une question à laquelle répond le 6e Benchmark SIRH mené par le cabinet de conseil spécialisé Danaé en partenariat avec le Cercle SIRH.

Déclaration sociale nominative (DSN), réforme de la formation professionnelle, base de données économiques et sociales (BDES), compte pénibilité : les responsables SIRH sont sur tous les fronts, comme le montre Le 6e Benchmark SIRH, présenté le 23 juin.

Petit tour d’horizon, d’abord, sur la DSN que 68 % des répondants ont débuté dès la phase 1, et 31 % en phase 2 – l’obligation intermédiaire imposée en mai dernier aux plus grandes entreprises n’ayant pas pu être complètement respectée. « Peu d’entreprises ont anticipé, constate Annabelle Girault, associée de Danaé. La plupart se sont conformées à l’obligation de la phase 1, souvent pour la seule déclaration mensuelle, sans pouvoir produire les déclarations d’événements. »

Simple mais complexe. De fait, cette mesure du « choc de simplification », progressivement déployée depuis avril 2013 et qui sera généralisée en janvier 2016, s’avère plutôt ardue à mettre en place : 57 % des répondants y voient une complexification, notamment liée à des développements informatiques et au besoin de davantage de rigueur et de contrôles (24 % pour chacun des deux items). « En moyenne, l’intégration de la DSN nécessite tout de même plus de 200 jours, ce qui représente une personne à temps plein pendant un an ! », ajoute-t-elle.

Incertitudes. Des projets plus ou moins lourds en fonction des outils et des éditeurs, qui « génèrent beaucoup de changements à la fois techniques et organisationnels et d’incertitudes », et « impose de revoir l’essentiel des processus de paie et de contrôle », résume le comité de pilotage du benchmark, notant toutefois une certaine adhésion des structures aux bénéfices annoncés, dont la baisse des déclarations.

La réforme de la formation professionnelle de 2014 semble plus facile à gérer, notamment pour les entreprises déjà bien équipées et disposant d’une bonne visibilité sur la formation de chaque salarié. Pour plus d’un répondant sur deux (52 %), elle ne change rien. Pour 28 %, c’est une simplification, pour 20 %, une complexification ; 42 % vont conserver leur outil actuel et y ajouter des fonctionnalités, entre autres pour justifier de la formation de chaque salarié (reporting fiable, dématérialisation des justificatifs dans des dossiers individuels, par exemple). Le respect des nouvelles obligations légales incite tout de même les entreprises non encore outillées à se doter d’une solution ad hoc : c’est l’impact principal, pour 12 % des répondants.

BDES et compte pénibilité. Issue de la loi du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, la base de données économiques et sociales (BDES) s’impose aux entreprises de 300 salariés et plus depuis un an, le seuil étant passé à 50 salariés depuis le 14 juin dernier. Et les avis sur cette mesure sont très partagés : pour un répondant sur deux, elle complique les choses (outil et obligation supplémentaires, nouveaux indicateurs à mettre en place, gestion des droits…), 45 % n’entrevoyant pas de répercussion particulière. Dans 30 % des cas, les entreprises ont opté pour une solution bureautique.

Avec le compte pénibilité, en revanche, les entreprises ne se sentent pas au bout de leur peine – du moins pour les entreprises directement concernées (25 % de l’échantillon se déclare hors du champ). Cette mesure phare de la dernière réforme des retraites est une source de complexification pour 88 % des répondants ! L’instabilité des modalités d’application ne peut qu’entretenir la confusion (sa mise en œuvre a été simplifiée dans le cadre du projet de loi relatif au dialogue social et l’entrée en vigueur des six derniers facteurs de pénibilité, reportée de six mois par Manuel Valls).

Pour les entreprises interrogées, les difficultés concernent surtout le suivi précis des populations soumises à la pénibilité et le besoin, faute de solution globale, d’interfaces avec d’autres outils (23 % des réponses dans chaque cas). Et c’est principalement au travers de la paie et de la gestion des temps et activités (GTA) qu’elles pensent traiter la question, observe le comité de pilotage. Seules 19 % d’entre elles pensent à une solution dédiée.

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DES PROJETS D'ÉVOLUTION
Développement de nouvelles fonctionnalités, SaaS, dématérialisation ou mise en place d’un nouvel outil : sur la période 2013-2016, plus de la moitié des entreprises interrogées indiquent avoir des projets en cours ou à venir sur sept processus, à commencer par la paie (74 % des répondants), devant le reporting, à égalité avec la gestion administrative (68 %), la formation (67 %) ou encore le recrutement (59 %). Mais, si l’adoption du SaaS s’accélère, il y a encore assez peu de projets axés sur le mobile. « Les évolutions réglementaires et fonctionnelles ont pris le pas sur les projets technologiques : les entreprises vont à l’essentiel », conclut Gérard Pietrement, fondateur du Benchmark SIRH. ♦