En faisant du mode électronique la solution de droit commun pour le bulletin de paie, la loi Travail donne un coup d’accélérateur à la dématérialisation de tous les documents RH.

La digitalisation de la fonction RH s’accélère. Un cap a été franchi en 2016, si l’on en croit une étude Markess présentée le 12 janvier dernier en amont du dernier salon Solutions ressources humaines (SRH) : plus de la moitié (51 %) des 115 décideurs RH et SIRH interrogés par la société d’études estiment leur fonction RH mature vis-à-vis du digital. Soit vingt points de mieux qu’en 2015. Et 91 % des sondés disent avoir des besoins en dématérialisation de documents.

D’ici à 2018, ils devraient, à plus de 50 %, être équipés en solutions de numérisation de documents papier, de gestion documentaire, de signature et de coffre-fort électroniques.

Maturité des solutions
Le contexte légal est particulièrement favorable (lire p. 19). La possibilité désormais offerte aux employeurs, par la loi Travail, de mettre en place la fiche de paie dématérialisée par défaut – et la maturité des solutions en mode SaaS du marché – concourent à lever les dernières hésitations. « La loi Travail simplifie le déploiement, et de plus en plus d’entreprises sont demandeuses », observe Pascale Duclos, directrice marketing EMEA de Pitney Bowes (qui intervient aujourd’hui sur toute la chaîne de gestion du document et de la communication client).

Même constat chez tous les acteurs de la dématérialisation, dont Docapost, qui voit croître le nombre de clients et de bulletins digitalisés. « C’est un changement fondamental de démarche : on lève un frein psychologique, considère Nadia Amal, experte RH dans cette filiale du groupe La Poste spécialisée dans la transformation numérique des entreprises. Tant pour les salariés, qui, une fois qu’ils ont testé le coffre-fort numérique personnel associé au bulletin de paie électronique (lire l’encadré p. 19) en perçoivent très vite les atouts, que pour les RH qui peinaient parfois à expliquer à leurs salariés l’intérêt de la dématérialisation. »

Des projets relancés
Selon Olivier Vivat, directeur associé Payroll & Time du cabinet de conseil Althéa, « le bulletin de paie électronique n’est d’ailleurs plus perçu comme une nouveauté : des entreprises y sont déjà passées, et celles qui avaient mis ce chantier en stand-by l’année dernière relancent le projet. En réfléchissant, du coup, à la possibilité de dématérialiser le reste ». Le dossier du salarié, les contrats et avenants et les notes de frais seraient les sujets prioritaires.

Mais tous les documents RH, qu’ils émanent de l’employeur ou du salarié, sont en théorie concernés. Le compte personnel d’activité (CPA) et, demain, le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu participent de ce mouvement numérique.

Se passer du papier ? Une voie dans laquelle les DRH sont engagées depuis plusieurs années. « De manière contrainte, comme pour les déclarations sociales – chantier qui a trouvé son aboutissement dans la déclaration sociale nominative (DSN), aujourd’hui généralisée, rappelle Hélène Mouiche, analyste senior chez Markess. Ou de façon volontariste, avec la mise en place d’applications en self-service et de portails RH. » Ces solutions ont, dans un premier temps, permis de reporter certaines tâches sur les collaborateurs via des workflows de validation (demandes de congés, relevés d’activité…) ; de faciliter le recrutement (formulaires Web, CV en format électronique) ; ou encore de développer la communication interne sur intranet.

Automatiser les processus
« Le sujet est vaste », convient Hélène Mouiche. D’autant qu’il ne s’agit pas uniquement de concevoir des documents nativement numériques ou de numériser des supports papier. « L’enjeu le plus important pour les RH est encore d’automatiser les processus ; 67 % des décideurs RH le place en tête des défis à relever ! Et la dématérialisation n’a de sens que si l’on couvre l’ensemble de la chaîne. » Ce qui, développe-t-elle, nécessite des solutions d’archivage garantissant l’intégrité des données, de gestion documentaire performantes, de signature électronique pour tous les documents à valeur juridique, etc.