Centraliser la gestion des plannings d’équipes dispersées dans tout l’Hexagone, Christophe Lonjon, le DRH d’Optical Center, en rêvait. En effet, comment suivre les emplois du temps de 500 salariés, répartis dans 88 succursales, quand l’entreprise n’est équipée d’aucun outil en la matière ? « À l’ancienne. Les absences étaient comptabilisées sur Excel. Les managers devaient les mettre à jour une par une avant de nous les envoyer », se souvient Christophe Lonjon. Inévitablement, la moindre erreur ou le plus petit retard occasionnaient des problèmes pour la paie.

Le casse-tête est désormais résolu grâce à la solution Chrono Time, de GFI Informatique. « Cet outil offre la possibilité de remplir à l’avance les plannings en fonction des temps partiels, congés, etc. De fait, il se présente comme un précalcul de la paie », assure Thierry Vouillat, directeur général adjoint de GFI. Avec Chrono Time, les informations sont préintégrées dans le système et directement gérées par les salariés. Un portail interne dédié permet à chaque collaborateur d’intervenir sur son agenda. Le manager n’a qu’à valider les demandes de jours de RTT, de formation… En un clic, il a connaissance en temps réel de l’ensemble des demandes de son équipe. Cette vision globale lui permet de mieux anticiper les absences. « C’est du temps gagné », souligne Christophe Lonjon, qui estime avoir dégagé au moins une journée de saisie par mois à ses troupes. Un gain important pour une équipe RH de trois personnes. Autre avantage : la possibilité d’établir des statistiques. « Je peux croiser le nombre de dossiers clients traités par le nombre de journées travaillées dans une agence ou encore étudier la saisonnalité des ventes en fonction des moyens humains à disposition », explique Christophe Lonjon. Flexible, l’outil permet un paramétrage à la carte. Une souplesse qui a séduit des PME mais aussi des collectivités. La ville de Lyon vient de l’adopter, pour centraliser la gestion des plannings de ses agents dispersés dans de nombreux sites. Montant de l’investissement ? De 30 000 à… 4 millions d’euros, selon les applications et les demandes de paramétrages.