Grâce aux solutions Web, les salariés sont responsables des frais de voyage qu’ils engagent. Les DRH trouvent dans ce système une aide précieuse pour rationaliser ces dépenses.
Selon American Express, les voyages d’affaires coûteront 27 milliards d’euros aux entreprises françaises en 2008. Un poste budgétaire passé au peigne fin. Sur ce marché, les grands éditeurs de progiciels de gestion intégrés comme SAP ou PeopleSoft-Oracle se sont longtemps taillé la part du lion. Mais des éditeurs alternatifs sont de plus en plus nombreux à offrir des solutions 100 % Web, plus faciles à mettre en œuvre et plus ergonomiques. Un exemple : la solution du français KDS qui permet au salarié de réserver directement en ligne ses voyages d’affaires (transport, hôtel, location de voiture). De quoi séduire Boston Scientific Corporation, fabricant français de matériel de chirurgie, dont le budget annuel de voyages représente 30 millions d’euros. Avec KDS, le groupe a centralisé la gestion des déplacements de ses 1 200 nomades, dispersés dans 20 filiales. Mais il a aussi rationalisé sa politique de voyages. « Le salarié fait le benchmark lui-même. Par réactivité vertueuse, il choisit le tarif le moins cher », se félicite Volker Spichal, le directeur financier Europe, qui a mené ce projet avec la DRH, la direction des achats, la comptabilité et la DSI. Dans le cas inverse, le salarié doit justifier du surcoût auprès de sa hiérarchie qui en est automatiquement avertie. Grâce à l’injection des données dans la solution KDS, les formulaires sont préremplis. Cette automatisation serait susceptible de faire économiser de 25 à 30 % en temps administratif aux services RH. Le directeur financier espère ainsi rentabiliser son investissement en moins de deux ans.
SFR a aussi opté pour ce type de solution. Outre l’efficacité et l’optimisation des frais, c’est un souci écocitoyen qui a motivé l’opérateur téléphonique. « Nous comptons 4 000 nomades, et 60 % de nos déplacements se font en France », explique Jean-François Magne, travel manager de SFR, qui a travaillé avec la DRH et la direction de la santé et de l’environnement sur cette installation. « Un trajet Paris-Marseille émet 3 kilos de CO2 par personne en TGV. Contre… 97 kilos en avion. Une fois informés, 90 % des gens adoptent le TGV. » KDS devrait étendre cet écocomparateur l’année prochaine.
