Pour effectuer son choix parmi les multiples possibilités offertes par le marché, l'entreprise doit prendre en compte plusieurs paramètres, avancer pas à pas et associer les salariés au processus.

L'offre comporte de nombreuses solutions, issues de prestataires variés : éditeurs d'ERP, tels SAP et PeopleSoft, dont l'offre self-service correspond à une brique technologique et applicative intégrée à leur offre RH ; éditeurs spécialisés dans les RH, tels HR Access, Cegid ou Sage ; opérateurs de services, comme ADP-GSI ; éditeurs de portails (Plumtree, Vignette, IBM, Microsoft…), sans compter les solutions développées par les SSII/intégrateurs. Pour effectuer son choix, l'entreprise doit prendre en compte plusieurs paramètres : le périmètre du projet (application RH spécifique ou portail RH complet), les outils RH dont elle dispose pour vérifier la portabilité de la solution et la facilité avec laquelle elle peut l'intégrer à son environnement ; le degré de complexité de l'organisation et de ses process (importance des paramétrages faits sur les progiciels RH) et la fréquence de leur évolution ; le niveau d'exigence en matière d'ergonomie. « Un audit préalable est indispensable, commente Arnaud Bailleul, directeur de Talentys Consulting, spécialisé dans la gestion des talents. La définition de l'architecture est un point critique, puisque la rapidité d'accès aux informations comme l'ergonomie peuvent inciter à une utilisation fréquente. De même, la sécurité et la confidentialité des informations sont une problématique majeure. »

Selon Pascale Boyaval, responsable marketing SIRH chez Cegid, « le référentiel et la plate-forme technique constituent les briques de base à choisir dès l'origine. En revanche, il est possible de commencer avec un seul module self-service, puis d'en ajouter d'autres : les offres du marché sont en général divisées en plusieurs modules pouvant être installés séparément ». En fonction de l'étendue du projet et de sa complexité, celui-ci peut demander quinze jours ou plusieurs mois et coûter de 4 000 à plus de 50 000 euros… sans compter les formules hébergées avec un loyer mensuel, fonction du nombre de modules et de salariés.

Etant donné la complexité des portails RH, il est préférable de les segmenter en sous-projets. Le plus simple est de démarrer avec l'application qui rend, au quotidien, le plus de services aux salariés et/ou à la catégorie de salariés la plus concernée. Une méthode qui permet d'obtenir rapidement des résultats. Car les collaborateurs deviennent moteurs du changement lorsqu'ils perçoivent que l'outil va leur faciliter la tâche. « Les PME commencent souvent avec l'application phare, comme la gestion des absences ou des plannings, rappelle Bruno Aboukalil, chef de marché paie et SIRH chez Sage, tandis que les grandes entreprises commencent plutôt avec une cible particulière, comme un service, le siège, les agences ou les usines. »

Attention, au démarrage, à ne pas oublier que la décentralisation de l'accès aux applications d'un portail ne peut se faire sans identifier, catégoriser et prioriser les processus sous-jacents. Il y a un gros travail d'organisation des flux (workflow) et d'optimisation des annuaires à réaliser. « Bien souvent on découvre que l'organigramme n'est pas à jour et qu'on ne sait pas qui reporte à qui et qui décide de quoi, note Pascale Boyaval. Déterminer les circuits de validation s'avère donc difficile et remet souvent en cause l'organisation et les process. »

Il est également primordial d'évaluer les besoins des différents acteurs et d'indiquer clairement ce que chacun peut gagner lors de la mise en œuvre d'un portail RH. Sinon, le risque est grand de voir se répandre l'idée que la DRH reporte son travail sur les salariés. La recette la plus courante est de mettre en place des groupes de travail avec des salariés, des managers opérationnels, des membres des services RH et informatique, et d'informer régulièrement l'ensemble des collaborateurs de l'état d'avancement du projet, via le journal interne, l'intranet ou par e-mail. « Nous avons mis en place un comité RH réunissant des opérationnels, l'informatique et les RH, et dont la mission est de veiller à faire évoluer notre portail RH pour qu'il colle en permanence aux besoins, explique Philippe Liger, directeur du marketing RH chez Accor. Ainsi, deux nouvelles applications sont prochainement attendues : l'une sera consacrée à la politique d'insertion des personnes handicapées, l'autre sera destinée à mesurer l'esprit d'équipe. » Autre mode de mise en œuvre avancé par Bruno Aboukalil, chez Sage : « On peut aussi proposer aux opérationnels des formations sur le savoir-faire managérial pour les conforter dans leur rôle et les aider à ne pas tomber dans l'excès de virtualisation. Il ne faut pas oublier que le portail est un moyen et non une fin en soi : il ne peut en aucun cas remplacer la relation entre salariés et managers et entre managers et service RH. »

Avant d'implanter un portail RH, il faut impérativement prendre en compte la situation des salariés qui ne disposent ni d'un micro-ordinateur ni d'une connexion à Internet à leur poste de travail. Les solutions techniques sont heureusement multiples : postes en libre-service, accès au poste d'un collaborateur, bornes, accès à domicile via Internet… « Dans la plupart des hôtels, les collaborateurs peuvent se connecter au portail RH grâce à un ordinateur qui leur est réservé, explique Philippe Liger, du groupe Accor. Les autres se connectent sur celui de la réception ou sur celui de leur chef de service. » À la société de transports grenobloise Semitag, les conducteurs ont également trois modes de connexion : dans les ateliers de maintenance des véhicules, dans les salles de service qui leur sont réservées ou à domicile.

- DIFFUSION D'INFORMATIONS RH : règlement interne, convention collective, organigrammes, mutuelle…

- GESTION ADMINISTRATIVE DES RH : gestion des congés et des absences, gestion des notes de frais, gestion des titres-restaurants…

- PILOTAGE STRATÉGIQUE DES RH : recrutement, formation, entretiens d'évaluation, rémunération, mobilité interne…