Innovation du début des années 2000, les portails dédiés aux ressources humaines font un tabac. En 2005, 18 % des 100 entreprises interrogées par le cabinet d'études Markess International prévoyaient de déployer d'ici à 2007 un portail RH, c'est-à-dire un point d'accès unique et personnalisable pour le partage d'informations, de services ou encore d'applications entre salariés, managers opérationnels et services RH, par une interface Web. En 2006, plus de la moitié (52 %) des 140 DRH interrogés dans le cadre du quatrième baromètre de la fonction RH Liaisons sociales/CSC/Entreprise & Personnel déclaraient avoir un portail en chantier ou un projet en cours. « Les grandes entreprises, mais aussi de plus en plus de PME-PMI, plébiscitent cet outil qui permet de gagner en performance, indique Thierry Vouillat, directeur général adjoint de GFI Chrono Time. D'autant que l'offre a considérablement évolué, s'ouvrant à de nouvelles fonctionnalités et s'adaptant à des entreprises de taille moindre. »

De fait, les portails RH de la première génération se sont focalisés sur la diffusion d'informations (organigramme, règlement interne, convention collective, mutuelle…) avant de s'ouvrir à la gestion administrative (dossiers administratifs des salariés, congés et absences, notes de frais, titres- restaurants…). Un changement de situation familiale, une absence imprévue, de l'argent à placer sur le Perco ? Les salariés comme les managers saisissent eux-mêmes les données, qui sont automatiquement renvoyées aux personnes chargées de les valider avant d'être intégrées au système d'information RH. D'où une simplification des processus, une réactivité accrue et une diminution des risques d'erreurs, notamment lors de la saisie à la source.

« Les entreprises commencent souvent avec la gestion des congés et des absences, remarque Jean-Marie Mozziconacci, directeur des offres PME-PMI chez ADP-GSI, en rappelant qu'avec les 35 heures on est passé de 5 à 18 demandes de congé par salarié et par an en moyenne. En déportant la saisie vers les salariés et les managers, le service RH peut gagner jusqu'à 40 % de temps et se consacrer à des tâches plus valorisantes. »

Des gains de productivité rapides. La filiale française d'Orangina, qui a adopté en 2004 la solution Mercure Portail RH de Cegedim SRH pour gérer les congés et les absences de ses 700 salariés, peut témoigner que les gains de productivité ont été immédiats : « Il est vrai que notre service RH est entièrement centralisé à Aix-en-Provence et que nous comptons 450 personnes réparties sur 5 sites et 250 commerciaux mobiles, note Françoise Aristote, la DRH. Auparavant, la collecte des informations sur papier était lourde. » Chez le lunetier Mikli, qui a choisi en 2005 la solution externalisée Kiosque Vision d'ADP-GSI pour gérer les congés de ses 230 salariés, le temps gagné a déjà permis au service RH de mener à bien d'autres chantiers, comme la sélection d'une nouvelle mutuelle : « Le self-service RH a aussi amélioré le service rendu aux salariés et aux managers opérationnels, note Garance Courty, responsable paie et administration du personnel : les salariés peuvent consulter leur solde et visualiser les plannings de leurs collègues. Quant aux managers opérationnels, ils valident les demandes au rythme qui leur convient avec une mise à jour automatique du planning de leur équipe. Bref, tout le monde a gagné en transparence, en souplesse et en réactivité. »

Autre exemple à la Semitag, la société des transports en commun de Grenoble, qui a développé plusieurs applications RH en self-service autour du portail VDoc d'Axemble. Les 1 300 salariés devraient bientôt gérer leurs congés en ligne : « C'est déjà le cas des 900 conducteurs qui, depuis septembre 2006, peuvent consulter leurs plannings et demander des modifications depuis les huit bornes déployées dans les ateliers de maintenance et les salles de prise de service, mais aussi depuis leur PC à domicile, précise Dominique Borel, responsable du système d'information. Fini les files d'attente devant les panneaux d'information et le service planning dès qu'il s'agit de demander un jour de congé ou d'échanger un service avec un collègue. »

Place aux processus clés. Au-delà, la tendance est à la sophistication des portails RH : ils gèrent de plus en plus de processus clés comme l'évaluation annuelle, les rémunérations, la bourse de l'emploi ou les formations. Le portail du groupe Accor, basé sur la solution Share Point Portal Server de Microsoft, permet ainsi au salarié de s'informer sur l'évolution des carrières, de proposer des innovations, de bénéficier d'une formation, de connaître les passerelles entre les métiers ou d'accéder à la bourse de l'emploi, une des rubriques les plus consultées. De leur côté, les managers disposent d'outils couvrant le processus de recrutement, l'intégration d'un nouveau collaborateur, la gestion de la formation, la gestion de carrière, les techniques d'évaluation et même le conseil en droit social. « Ce portail, lancé fin 2004 et entièrement relooké en juin 2006, s'adresse aux 160 000 salariés du groupe répartis dans 4 200 hôtels et les filiales Accor Services, commente Philippe Liger, directeur du marketing RH. Il vise avant tout à favoriser la mobilité des collaborateurs et à faciliter le travail des managers, mais il renforce aussi le sentiment d'appartenance à un groupe, de transparence et d'équité… Aucun doute qu'il participe à la performance du groupe. »

Avec la mise en œuvre du DIF, la gestion de la formation est devenue plus complexe. Pas question de laisser passer un délai de trente jours pour répondre à la demande d'un salarié. L'évaluation annuelle aussi fait partie des tâches prises en charge par le portail RH. Jusqu'à présent, il était souvent difficile d'obtenir que les entretiens soient réalisés puis traités dans un temps donné. Le groupe Supratec, spécialisé dans la vente de composants à l'industrie, a développé en interne un portail qui gère depuis 2004 les entretiens de ses 250 salariés : « Ce module nous a permis de faire passer le taux de réalisation des entretiens de 50 à 90 %, explique Jean-Marie Jestin, président du directoire. Quelques clics suffisent au service RH pour savoir où en sont les entretiens et relancer les managers qui ont pris du retard. Salariés et managers savent que ces entretiens seront décortiqués. Pour les préparer, ils ont accès aux entretiens des années précédentes et passent par des étapes préalables. Les salariés doivent répondre à un baromètre de satisfaction et évaluer leurs besoins de formation ; les managers doivent annoncer les objectifs qu'ils souhaitent assigner. » Chez Lorans, une PME rennaise de 180 salariés spécialisée dans le commerce de gros d'articles de robinetterie et qui a opté pour la solution de Sage, le portail, utilisé pour les demandes d'absence, le solde des congés et la gestion du planning, sert aussi à gérer entretiens individuels et demandes de formation : « Cela permet à notre service RH de gagner en réactivité, constate Olivier Pierson, responsable du SIRH. D'autant que nos salariés sont répartis sur trois sites. » Il est clair que le champ des applications en self-service va s'élargir. Prochaines étapes : l'e-learning et le management des connaissances.