En début d'année 2005, Avenir Telecom, un distributeur de produits et services liés à la téléphonie mobile et à la convergence numérique basé à Marseille, décide de se doter d'un portail RH. Présent dans huit pays européens, le groupe établit un cahier des charges mais laisse à chaque filiale le soin de sélectionner la solution la plus adaptée à sa situation. Le portail RH doit disposer d'espaces pour les salariés, les managers et l'équipe RH, offrir des fonctionnalités précises avec une mise en place par étapes sur 2006 et 2007, enfin, s'interfacer avec les systèmes des autres pays. Avenir Telecom fait le tour du marché avant de sélectionner, en juillet 2005, la solution Zadig Networking People d'ADP-GSI, qui gère déjà la paie d'Avenir Telecom depuis le passage à l'an 2000. « Une offre parfaitement adaptée à une entreprise très décentralisée comme la nôtre », note Philippe Gimié.

Six mois plus tard, en février 2006, le portail est opérationnel. Au menu : la gestion du dossier administratif, des congés et des plannings ainsi que la mise à disposition d'indicateurs de pilotage sociaux (absentéisme, turnover, rémunération…). Au sein de l'entreprise, l'accueil est très favorable. Les syndicats y trouvent aussi des motifs de satisfaction, les tensions liées à la gestion des bons de délégation ayant quasiment disparu. « Cet outil facilite les démarches, réduit le risque d'oublis et d'erreurs et fait gagner du temps… Comme prévu, l'équipe des ressources humaines a évolué vers des tâches plus stratégiques, qui ont d'ailleurs nécessité quelques investissements en formation. L'administration du personnel est désormais plus proche d'un pôle des affaires juridiques et sociales », commente Philippe Gimié. Avenir Telecom ne compte pas s'arrêter en si bon chemin : dès cette année, son portail RH devrait offrir la possibilité de gérer l'entretien annuel d'évaluation et les formations. Il devrait également permettre de consulter les offres d'emploi au sein du groupe et de postuler dans le cadre de la mobilité interne. À terme, Avenir Telecom envisage même d'intégrer au portail des modules d'e-learning pour les adjoints et vendeurs de magasins.

Depuis maintenant plusieurs années, Alstom investit dans les technologies Internet pour mettre en réseau des informations concernant la GRH et transférer certaines tâches vers les collaborateurs. L'intranet, développé en interne et mis en place en 1999, gère la communication RH, les documents à télécharger et les applications liées à la paie, à la gestion des temps et des notes de frais. En 2004, le système intègre également les entretiens annuels, les bonus et les postes à pourvoir, à travers les modules self-service de PeopleSoft 8.1, l'ERP déployé en 2001. « Mais les utilisateurs multipliaient les reproches et nous souhaitions aller plus loin, commente Patrick Boudon, responsable des solutions RH chez Alstom ITC. Fin 2006, nous avons donc lancé un véritable portail RH baptisé Alstom People Service. »

Ce portail a été réalisé avec la solution PeopleSoft HR Portal. Ses avantages ? D'abord, son ergonomie. « Son look est moderne. Mais, surtout, il faut moins de clics pour parvenir aux données recherchées. » Par ailleurs, il colle davantage aux pratiques de l'entreprise. « Désormais, il est possible de fixer les objectifs de l'année à venir alors même que l'entretien annuel n'a pas eu lieu et que les objectifs de l'année en cours n'ont pas été déclarés comme atteintes ou non », poursuit Patrick Boudon. Enfin, l'outil est totalement intégré au système d'information de l'entreprise. « Les utilisateurs peuvent faire du reporting en temps réel sur toutes les données de la base RH PeopleSoft, mais aussi de la base paie ADP-GSI, et suivre une batterie d'indicateurs. Et le portail devrait rapidement gérer en plus l'évaluation des compétences.

Pour déployer cet outil, Alstom a préféré procéder par étapes. 14 000 salariés peuvent aujourd'hui accéder au portail sur un effectif total de 62 000 collaborateurs. « Nous procédons par secteurs ou par sites, sans rien imposer. Ainsi, l'outil s'adresse potentiellement à l'ensemble des collaborateurs – managers, ouvriers, employés… – mais chaque entité décide du niveau d'ouverture. Bien entendu, notre objectif est au moins de toucher l'ensemble des cadres », indique Patrick Boudon.

De l'étude préalable à la mise en service proprement dite, en passant par la réalisation et les tests, le projet a duré un an. « Avec l'aide d'une société de conseil, nous avons impliqué les utilisateurs dans le projet, et réalisé de gros efforts en matière de formation et de communication. Ainsi, nous avons formé à la prise en main de l'outil 800 personnes en une journée, et mis en place un module d'e-learning sur l'intranet. » En définitive, le portail Alstom People Service représente un investissement « conséquent » pour l'entreprise, notamment parce qu'il a entraîné une migration vers la version 8.9 de l'ERP.