Lorsqu'ils utilisent les outils de reporting de leurs applications métiers, les professionnels des RH sont vite confrontés aux limites de ce genre d'outils. « Les limites sont fonctionnelles et techniques, note Claire-Marie de Vulliod-Prévost, analyste RH au CXP, cabinet d'études recensant les progiciels du marché français. Impossible de faire des analyses multidimensionnelles ou des simulations, les temps de réponse peuvent être longs et la base de production peut être perturbée dans son fonctionnement ! » Par comparaison, un système décisionnel permet d'« aller piocher dans un entrepôt de données créé spécifiquement pour faire des requêtes, simples ou complexes, indique Pascale Rouzic, consultante chez Oresys, société de conseil spécialisée dans la conduite de projets. Les données ont été triées, formatées, agrégées… ».

L'architecture d'un système décisionnel est toujours bâtie sur trois composantes : l'alimentation d'un entrepôt central de données (datawarehouse) ou de bases métiers (datamart), le stockage des données formatées selon un modèle spécifique et, enfin, la restitution et l'analyse. Longtemps fournisseurs de l'une de ces « briques », les éditeurs spécialisés en décisionnel ont, depuis 2001, cherché à couvrir l'ensemble des maillons de la chaîne du décisionnel : Business Objects (BO), Hyperion, Actuate, Cognos, SAS, Microsoft ou Informatica proposent ainsi des plates-formes d'analyse décisionnelle intégrées. Microsoft avait déjà un pied dans ce domaine avec son tableur Excel. En 2000, il a mis sur le marché une suite intégrée bâtie autour de sa base de données SQL Server. Objectif : démocratiser le décisionnel en proposant un prix très bas ! « Alors qu'il était inexistant sur le marché de l'analyse multidimensionnelle il y a encore six ans, sa solution devient de plus en plus mature », constate Olivier Lacôte.

Depuis quelques années, les spécialistes du décisionnel proposent des applications prêtes à l'emploi avec des bibliothèques d'indicateurs préformatés orientés vers les métiers. Après les modules de vente, de finance, de logistique, c'est au tour des modules RH de foisonner. Début 2006, Cognos a lancé Workforce Performance (WFK), qui fonctionne avec PeopleSoft et tournera bientôt avec SAP. « La première génération de ces offres est loin d'avoir tenu ses promesses, estime Olivier Lacôte. De nombreuses entreprises ont modifié le modèle préparamétré pour l'adapter à leur contexte : alors qu'elles pensaient gagner du temps, elles se sont retrouvées avec un modèle qui ne fonctionnait plus et ont dû tout reprendre de zéro. Attention à ne pas sous-estimer le paramétrage à réaliser : de grosses structures comme la SNCF mettent six ans à mener à bien un tel projet ! » Cette stratégie vise aussi à contrecarrer l'offensive menée par les éditeurs d'applications RH (HR Access, Cegid, PeopleSoft, SAP…). Non seulement ces derniers ont adopté des indicateurs plus pointus permettant de mieux piloter la fonction, mais ils ont développé une offre décisionnelle en propre (PeopleSoft, SAP…) ou via des accords avec les acteurs spécialisés (HR Access, Cegid…). Ares vient ainsi de lancer AR-Chronos, un module de gestion des temps et des activités de sa suite de progiciels RH Arcole, en intégrant Dashboard Manager, l'outil de pilotage de BO, et en développant une bibliothèque de 50 indicateurs prêts à l'emploi. Il devrait rapidement étendre cette initiative à ses autres modules.

Mais il existe aussi de petits outils répondant à des besoins d'analyse précis et élaborés par des acteurs spécialisés. Bon marché et simples à mettre en œuvre, ils peuvent séduire les PME ainsi que les grands comptes ne souhaitant pas investir dans une infrastructure complexe. Exemples ? Scénario RH, la solution d'élaboration des budgets et de simulation de la masse salariale d'Allshare, retenue par Monoprix et le groupe Bel, et CMS, la solution de contrôle de la masse salariale de MicroRH, une société qui vient juste d'arriver sur le marché français. « Avec notre outil, les budgets réalisés à partir de prévisionnels peuvent par exemple être automatiquement réactualisés à partir des révisés budgétaires faits mensuellement », précise Pierre Giros, DG d'Allshare.

Pour se retrouver dans cette offre, il faut d'abord prendre en compte le périmètre du projet, les utilisateurs (experts ou ensemble des managers), le niveau de performance attendu ou le degré de complexité de l'organisation. « Les réponses à ces questions guideront très fortement le choix technique, même si on tiendra également compte de l'existant, notamment en matière de moteur de bases de données », commente Olivier Lacôte. L'essentiel est de travailler en mode projet avec un effort particulier sur la phase de modélisation.