En matière de ressources humaines, le système d'information est devenu le nerf de la guerre. Son déploiement accompagne la globalisation des entreprises. Si les RH avait pris du retard par rapport aux autres fonctions, elles le rattrapent au galop, comme le montrent les résultats de notre baromètre. Incontournable pour les activités traditionnelles que sont la paie, l'administration du personnel ou encore la formation, l'informatique a aussi acquis ses lettres de noblesse dans la GRH, longtemps restée en retrait. 68 % des entreprises de notre échantillon l'utilisent pour la gestion des carrières et des compétences, 66 % disposent d'un portail RH, 60 % l'adossent au recrutement et 56 % en font un outil de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Pour autant, les DRH sont loin d'avoir fait le tour de la question, comme le montre notre enquête. Ils ont des attentes fortes en matière de performances (pour 62 % d'entre eux), d'ergonomie (48 %), de flexibilité (39 %), de couverture fonctionnelle (42 %). Leur objectif est de réaliser des gains de productivité, de rationaliser leurs applications, de disposer d'informations fiables, d'améliorer la gestion des compétences, d'apporter de nouveaux services aux collaborateurs. Les chantiers sont multiples. « La fonction RH ne peut plus faire aujourd'hui l'économie d'une réflexion sur ses systèmes d'information », affirme Dominique Laurent, DRH d'ElcoBrandt.

L'informatisation est plébiscitée par 68 % des entreprises interrogées, contre 58 % l'an dernier, pour réaliser des gains de productivité. Ils portent essentiellement sur les fonctions administratives : paie pour 26 % des firmes, administration du personnel pour 30 %. Mais réduire les coûts n'est jamais l'objectif unique. Il s'agit par la même occasion de dynamiser la gestion des ressources humaines grâce à un outil plus fiable, plus flexible, mais aussi plus homogène. Certains systèmes arrivent en effet en bout de course ou manquent de cohérence globale. Les entreprises en profitent alors pour faire un saut technologique. ElcoBrandt a harmonisé les logiciels de paie de ses différentes usines de manière à faire des gains de productivité, mais aussi pour accéder à partir du siège aux informations de terrain.

Objectif : les agréger afin d'obtenir une gestion plus fine des données. De leur côté, les entreprises du secteur public mettent les bouchées doubles pour rattraper leur retard. La Poste a ainsi complètement revu son SIRH, qui sera progressivement déployé à partir de 2005. « Notre outil était vieux de vingt-cinq ans. Nous le remplaçons par un ERP. Nous intégrons la gestion de la paie et la gestion administrative, qui étaient séparées, explique Georges Lefebvre, le DRH. Nous allons aussi pouvoir disposer d'informations sur la formation, la gestion des temps ou des compétences. Conçu pour des agents de droit public, notre outil n'était pas adapté à la gestion des salariés. »

C'est sur le terrain de la gestion des compétences et des emplois que les entreprises font les plus gros efforts. 67,1 % d'entre elles misent sur l'adoption de nouveaux moyens, méthodes et outils pour l'améliorer. Il faut dire que beaucoup d'applications ne sont pas encore informatisées ou le sont seulement localement sans logique de groupe. 49 % des firmes de notre échantillon déclarent vouloir améliorer la gestion des carrières et 45 % le recrutement. Le groupe SEB, qui s'est fortement internationalisé (près de la moitié de ses effectifs hors frontières) et a élargi son périmètre avec l'acquisition, fin 2001 de Moulinex, se dote d'un outil central de reporting relatif à la gestion des compétences sans pour autant opter pour un système informatique uniformisé. Un projet baptisé Repères qui s'étale de 2003 à 2008.

Avant d'informatiser, le groupe fait un gros travail avec les RH des différentes entités pour définir des processus communs portant sur l'entretien annuel d'évaluation, la mobilité des cadres, les formations d'accompagnement, les démarches pour attirer les jeunes. « Nous avons besoin de données homogènes et comparables pour pouvoir les travailler et identifier des tendances en central », précise Robert Persicot, directeur administratif du personnel et du reporting RH. Même logique de groupe de la part de Suez, qui a mis en place un outil de recrutement unique pour disposer d'une vision globale des RH, mais aussi encourager la mobilité car, dorénavant, les postes disponibles sont connus de tous. Les applications de GRH n'échappent donc pas à la rationalisation. « Nous mettons en place des systèmes plus globaux qui remplacent une kyrielle de petits outils », relate Christian Delhaye, responsable du service du personnel de Michelin pour la France. Schlumberger, dont les portails RH ont foisonné, avec des difficultés d'accès et des informations pas toujours à jour, a fait un diagnostic afin d'y mettre bon ordre.

Reste que l'informatique, si centrale soit-elle, ne répond pas toujours aux immenses attentes placées en elle. Pour 72 % des DRH de notre échantillon, les promesses des SIRH sont peu ou presque tenues ! Ils jugent moyens ou faibles la disponibilité des informations de gestion (46 % d'entre eux), la capacité à apporter de nouveaux services (52 %), la fiabilité des données (49 %), les gains de productivité (57 %), la flexibilité (70 %). Il ne suffit pas d'incriminer les prestataires. « Les exigences formulées dans les cahiers des charges des SIRH sont sans doute excessives, l'outil étant considéré comme « la solution miracle. » En pratique, un important travail doit être entrepris en parallèle sur les processus et l'organisation afin de tirer tous les bénéfices des nouveaux systèmes », conclut Alain Riberry, partner chez CSC.

56 % des DRH ont informatisé la gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences.