Cap sur les compétences : les éditeurs de solution intégrée de gestion des ressources humaines proposent tous un module axé sur les compétences, qu'il s'agisse de HR Access, de PeopleSoft et de SAP ou des derniers nouveaux venus sur le marché français, comme l'espagnol Meta 4 et plus récemment l'anglais Rebus Software. Mais leur offre porte essentiellement sur une solution globale et non pas sur un outil système spécifique. Elle présente l'avantage de s'intégrer dans un système d'information complet où toutes les applications – administration du personnel, formation, recrutement et compétences – communiquent entre elles. Ces différents offreurs proposent un environnement pour enregistrer le langage commun et homogène à partir duquel va être décrit le référentiel de compétences. Toutefois, leurs produits ne permettent pas de définir ce référentiel. Ils abordent la question dans une logique purement individuelle, par exemple en mesurant les écarts entre les compétences requises et celles réellement acquises par un salarié, mais ils ne donnent pas une cartographie de l'état global des compétences dans l'entreprise.

La première étape consiste à entrer dans la base de données le catalogue des critères qui vont servir de référence aux évaluations à venir. Connaissance technique du soudage à l'arc, maîtrise de la bureautique, capacité à travailler en équipe, aptitude à diriger ou à prendre la parole en public : les facteurs pris en compte sont multiples et propres à chaque entreprise. Les entreprises évitent de construire une usine à gaz afin que la base de données dans laquelle est stocké ce catalogue reste utilisable. Lors de cette première étape, le catalogue ainsi constitué peut être structuré en arborescence avec un regroupement des critères par famille. Aux entreprises de rattacher, dans un second temps, les compétences à chaque métier ou fonction. « Environ 90 % de nos clients restent dans cette logique emplois avec un nombre réduit de caractéristiques prises en compte. Ils affinent les critères de compétences uniquement sur une population cible avec prise en compte d'un nombre restreint d'individus », note Éric Ghirardi, business solution manager à PeopleSoft. Le troisième volet du progiciel porte sur l'individu. Chaque salarié de l'entreprise est identifié par un certain nombre d'éléments à partir d'évaluations pouvant provenir de différentes sources. L'entretien annuel que chaque collaborateur est censé passer avec son supérieur hiérarchique constitue la façon la plus courante de faire remonter des informations. Mais les données peuvent également provenir d'une autoévaluation, d'appréciations de clients, ou même de collègues et subordonnés dans le cadre de la fameuse méthode du 360 degrés. Les sources d'informations sont plus diversifiées et le détail des appréciations plus précis quand le salarié est considéré comme un haut potentiel ou un acteur indispensable dans l'entreprise.

Reste ensuite à profiter des capacités de traitement du progiciel pour connaître les adéquations entre les individus et les emplois. Il est ainsi possible d'identifier les lacunes d'un collaborateur et, grâce à l'intégration du logiciel de compétences avec l'outil de gestion de la formation, de faire apparaître les stages qui lui sont adaptés. Cet outil permet de savoir si un salarié est sous-employé et de déterminer les emplois qui répondent mieux à son profil. En cas de créations de postes, les personnes ayant le niveau requis sont immédiatement repérées. Même avantage dans d'autres cas de figure, par exemple la création d'une équipe responsable d'un nouveau projet dans une entreprise. Mais il faut savoir que ces outils d'ERP qui constituent une solution complète de gestion des ressources humaines entraînent un investissement lourd. « Le ticket d'entrée est au minimum de 1 million de francs. Il n'est donc pas intéressant d'acquérir cette solution informatique uniquement pour la gestion des compétences », reconnaît Éric Ghirardi.

À l'origine, les produits des éditeurs d'ERP ont été conçus pour répondre aux besoins de services centraux de ressources humaines. Mais ils évoluent bien entendu vers une décentralisation des accès et des traitements grâce au portage sur le Web. SAP affiche ainsi son ambition de faire cohabiter une démarche globale avec des actions locales grâce à sa nouvelle offre Employee Self-Service. Via intranet, chaque individu peut avoir accès à tout ou partie des fonctionnalités du progiciel de gestion des ressources humaines, jusqu'à enrichir lui-même sa fiche individuelle en y ajoutant des commentaires personnels sur ses connaissances. Toutefois, les entreprises qui ont un besoin très ciblé sur la gestion de compétences ne trouvent pas toujours l'offre globale qui leur convient. Bouygues Telecom, qui a été le premier utilisateur français du logiciel de paie de SAP et qui se sert de la plupart des modules de la solution HR, a éprouvé le besoin de se doter d'un progiciel spécifique pour la gestion de ses compétences. L'opérateur de téléphonie utilise Gingo de Trivium. Talent-View de CML Technologies a été choisi par une entreprise qui utilise par ailleurs Ressource d'ADP-GSI pour la gestion de ses ressources humaines.

Ces deux produits présentent une architecture différente. CML Technologies propose une solution qui s'intègre parfaitement avec la gestion de la formation pour laquelle il commercialise un module complémentaire. Son progiciel s'apparente à ceux de la gestion des postes, avec une approche individuelle des compétences construite sur le même principe que celui utilisé par les éditeurs d'ERP. L'ensemble du système est fondé sur une gestion indépendante des individus et des emplois. La vision globale dont ont besoin les directions générales est obtenue par l'agrégat des compétences individuelles. « Nous restons très pragmatiques. Je n'adhère pas à la philosophie d'acquisitions en vrac d'informations enregistrées par tout un chacun via l'Internet. Les compétences identifiant chaque individu doivent être rattachées à des activités qui correspondent elles-mêmes à l'organisation de l'entreprise », estime Pierre Trassard, directeur consultant compétences et qualité chez CML Technologies. À l'instar d'Algidh, rattaché au cabinet de conseil Algoe et Cantorel, plusieurs éditeurs spécialisés ont une approche semblable à celle de CML.

Pour les entreprises qui souhaitent connaître l'ensemble des savoir-faire et disposer d'une visibilité globale sur la cartographie des compétences, il existe également un outil qui se démarque des produits traditionnels : Gingo, de Trivium. Il donne, à partir des compétences de chaque salarié, une représentation graphique à l'échelon collectif, sous forme d'une carte baptisée arbre de compétences. Cette représentation permet d'identifier aisément celles qui sont les plus présentes et celles qui sont plus rares, en fonction de l'organisation de l'entreprise. Le référentiel se construit à partir du vocabulaire propre à chaque acteur, et pas seulement à partir de celui de la direction des ressources humaines. Trivium lance un nouvel outil complémentaire, du nom de SEE-K, qui fait le lien entre son outil de gestion documentaire des connaissances U-Map et Gingo avec une gestion électronique des informations par l'intermédiaire d'un navigateur Web. SEE-K a pour objectif de concilier les besoins des directions et ceux des individus qui sont libres d'écrire leur savoir avec tous les détails possibles. Mais sa compréhension est plus ardue que celle des progiciels de gestion de compétences classiques.

Quatrième famille de produits sur ce marché, les logiciels de planification du temps de travail. La gestion des compétences est prise en compte afin d'affecter les ressources humaines à des plans de charge de travail fluctuants. Placer la bonne personne au bon poste en fonction des besoins. Les offres d'Adid (racheté par ADP-GSI), de Ceacti (passé sous le giron de GFI), de Chronotique, qui intègre le moteur de recherche Cosytec, et de TempoSoft, construit avec le moteur Ilog, répondent à cette problématique. Mais plutôt que d'analyser les compétences dans un souci de les faire évoluer, il s'agit de mettre en place des systèmes d'équivalence afin d'optimiser les temps de travail. Un salarié peut ainsi obtenir une requalification à l'issue d'un temps donné sur un poste. Une approche qui a fait ses preuves dans l'industrie, mais qui ne répond pas totalement aux enjeux actuels de la mutation des métiers des entreprises.

Attention de ne pas confondre la gestion des compétences avec celle des connaissances, le fameux knowledge management, actuellement très à la mode dans le langage managérial. La première s'inscrit dans le cadre d'une gestion des ressources humaines. Il s'agit de référencer, de structurer et d'analyser les compétences professionnelles, sur un plan individuel ou collectif, en relation avec les activités, les emplois, les postes d'une organisation et la stratégie de l'entreprise. Elle est utilisée pour répondre à des besoins de gestion quotidienne dans le domaine du recrutement, de la formation et de la mobilité. Elle répond également à un souci de gestion prévisionnelle, quand il s'agit d'anticiper les remplacements, d'organiser les évolutions de carrière, de détecter les cadres à haut potentiel et de simuler les conséquences humaines d'une réorganisation. Le knowledge management concerne, quant à lui, la valorisation du capital intellectuel de l'entreprise. Il s'agit de capitaliser les connaissances et de les diffuser afin d'optimiser le partage du savoir. Les outils informatiques qui sont mis en place ont alors pour but l'accès, l'exploitation et les échanges de connaissances accumulées au sein de l'entreprise. Avant que le terme de knowledge management n'entre dans le vocabulaire courant, on parlait de capitalisation de la mémoire. Comment ne pas perdre le savoir des experts qui quittent l'entreprise, tel était le premier objectif. L'exemple le plus souvent repris étant celui du Concorde, qu'on ne pourrait plus reconstruire tel quel, ses concepteurs étant partis à la retraite sans avoir pu transmettre leurs connaissances. D'où l'idée de stocker dans des bases de données les savoirs des individus afin que l'entreprise puisse encore en bénéficier sans eux. Les outils informatiques destinés au knowledge management sont en général issus de l'intelligence artificielle ou de la gestion documentaire encore appelée gestion électronique des données. Avec l'explosion de l'Internet, la multiplication des intranets et le succès des logiciels de groupware, qui permettent de travailler à plusieurs sur le Web, le knowledge management a pris une nouvelle dimension. D'après une étude britannique de la Cranfield School of Management, les entreprises européennes consacreraient au knowledge management 3,3 % de leur budget, soit plus que la part consacrée à la recherche et développement. Information Strategy note une croissance des investissements de plus de 70 % pour 1998 au sein des 100 plus grandes entreprises européennes. Pas étonnant, dans ces conditions, que certains éditeurs de solutions spécialisées dans les ressources humaines se lancent sur ce créneau. L'application Knownet développée par Meta 4 en est un exemple, tout comme Kartograph, issu d'un partenariat entre Trivium (spécialisé dans la gestion des compétences) et Lotus (leader mondial des technologies de groupware).