Gérer les horaires de travail des salariés d'un centre thermal n'est pas une sinécure. Fermeture hivernale, forte saisonnalité et horaires atypiques rendent l'exercice pour le moins fastidieux et chronophage. Les thermes de Vichy, constitués de deux centres de soins, n'échappent pas à la règle. Ses quelque 200 salariés – hydrothérapeutes, kinésithérapeutes, personnel de vestiaire et de ménage, etc. – travaillent de la mi-février à la fin novembre en CDI intermittent, sur la base d'un temps partiel annualisé de 1 188 heures.

Jusqu'en juillet 2002, les deux responsables du personnel, armés d'une gomme et d'un crayon, consacraient l'essentiel de leur temps à préparer les plannings et à comptabiliser les horaires. « C'était fastidieux et source d'erreurs, commente le DRH, Christian Pensart. On a donc cherché à se doter d'un outil pour les décharger de cette tâche et leur permettre de faire davantage de gestion sociale de leurs équipes au quotidien. » Les thermes optent pour le logiciel Octime, développé par l'éditeur Octea, dont la mise en service s'est faite à l'été 2002, au début de la saison haute.

Les débuts furent quelque peu chaotiques. « Les six premiers mois n'ont pas été de trop pour apprivoiser l'outil et l'adapter à nos spécificités. Mieux vaut démarrer en douceur », prévient Christian Pensart. La direction, qui attend d'abord de l'outil une aide à l'élaboration des plannings, souffre de l'absence de contrôle automatisé du temps de travail de ses salariés. « Rentrer dans le logiciel les petites modifications d'horaires journalières demandait trop de travail. C'était quasiment ingérable », explique le DRH. Les thermes ont donc décidé d'équiper les deux centres de badgeuses, dans la perspective de la nouvelle saison.

Un investissement dont se félicite aujourd'hui l'entreprise. Désormais correctement paramétré et alimenté, le logiciel permet des gains de productivité non négligeables et une meilleure optimisation des horaires. Les salariés, eux, y gagnent en visibilité : leurs plannings sont dorénavant établis pour l'année, contre trois semaines à l'avance auparavant. « Ils vivaient dans l'angoisse de savoir s'ils allaient faire ou non des heures complémentaires », explique le DRH. Et pour cause ! Payées en fin de contrat, ces heures permettent à beaucoup de vivre pendant les dix semaines de fermeture…