Faire partager l'information RH au plus grand nombre et optimiser les circuits administratifs… Telles sont les deux raisons essentielles qui ont conduit les laboratoires pharmaceutiques Guerbet à se doter d'un intranet pour le groupe. Avec 1 050 salariés disséminés dans toute l'Europe – entre le siège de Villepinte (93), les trois sites de production d'Aulnay-sous-Bois, de Lannester et de La Rochelle et les 16 filiales étrangères –, l'entreprise avait en effet besoin d'un outil informatique, bilingue français-anglais de surcroît, capable de fédérer ses équipes.

« Jusqu'à maintenant, les informations concernant la politique sociale n'étaient détenues que par quelques individus. Résultat, elles étaient mal connues », explique Ludovic Devoldère, responsable du pôle ressources humaines et organisation de l'entreprise. Aujourd'hui, ce cloisonnement vit ses dernières heures : tout d'abord testé sur un échantillon de 100 personnes de la direction du développement, l'intranet, développé par l'éditeur Amalthis, doit être déployé dans l'ensemble de l'entreprise au cours des prochaines semaines. Les salariés pourront dès lors, en quelques clics, accéder à toutes les informations utiles : accords d'entreprise, convention collective, prestations de la mutuelle, etc. Les quatre comités d'entreprise des laboratoires pourront également mettre en ligne les procès-verbaux de leurs réunions et détailler leurs œuvres sociales. Des formations à l'utilisation de l'outil ont d'ailleurs été récemment dispensées à leurs membres.

Deuxième grand axe de progrès attendu du nouvel outil : l'optimisation des circuits administratifs. Depuis leur poste de travail – ou à partir de bornes interactives pour les personnels travaillant dans les sites de production –, les salariés rempliront désormais électroniquement leurs demandes de congé, qui seront alors transmises via le réseau à leur responsable hiérarchique pour validation, puis à la DRH. Le circuit sera identique pour les notes de frais et la gestion des inscriptions aux sessions de formation. « Un enjeu majeur. Car le million d'euros que nous dépensons chaque année en formations engendre énormément de paperasserie », souligne Ludovic Devoldère. D'autres fonctionnalités, telles que la mise en ligne de l'annuaire téléphonique ou du livret d'accueil dans l'entreprise, devraient également permettre de tendre vers le zéro papier.

Dernier avantage – et non des moindres – de l'outil, les 14 salariés de la DRH, dégagés de certaines activités administratives chronophages mais peu stratégiques, pourront consacrer davantage de temps à des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.