« SAP, c'est une Rolls-Royce, et moi je ne peux acheter qu'une 2 CV », regrette Éric Motte, DRH de Bridgestone Europe. La structure européenne du groupe industriel nippon ne dispose pas des moyens suffisants pour acquérir un ERP. L'équipement RH de Bridgestone se limite ainsi à un système de paie (géré par chaque pays) et un système d'évaluation spécifique à la France. Conçu sur papier, ce dernier a ensuite été mis sur le Web, « pour faire moderne », dit en souriant Éric Motte. Les évaluations des compétences et des performances ainsi que les plans de développement sont gérés dans la base de données commune aux filiales européennes. Environ 700 collaborateurs sont concernés. Éric Motte voit deux avantages à ce module : la cotation des performances et le système d'échelle. « On peut, par exemple, repérer les personnes qui ont des résultats exceptionnels, bons ou mauvais. »

« La richesse fonctionnelle d'un outil comme PeopleSoft reste souvent sous-exploitée par les grands groupes, alors que dire des PME ! » renchérit Bernard Mercier, du cabinet Cedar. Aussi, l'idée de configurer des outils pour les PME fait son chemin chez les éditeurs. CCMX, ADP, Arès, Cegedim, mais aussi IBM ou PeopleSoft ont déployé une offre PME. Mais peu d'entre eux peuvent se targuer d'avoir atteint cette cible. SAP compte parmi ses clients 38% d'entreprises employant moins de 1 000 salariés, mais rares sont celles qui ont recours au module de la paie. Pour les éditeurs, il s'agit surtout de proposer des solutions plus faciles et rapides à mettre en place. Arès s'attache à déployer des standards par métier, ce qui permet de garantir un temps de développement de deux à trois mois. « On essaie d'élaborer un outil de gestion du temps et des activités avec deux ou trois clients appartenant au même secteur d'activité, puis on capitalise ce travail de manière à pouvoir proposer une offre packagée », détaille Adrien Damaso, responsable d'Arès. Ainsi, la gamme de produits a été déclinée pour le BTP, les hôpitaux ou la grande distribution, pour un coût initial de 30 000 euros.

Mais l'heure où des systèmes informatisés se substitueront aux experts-comptables dans les TPE n'a pas encore sonné. Positionné depuis longtemps sur cette activité, CCMX a renoué avec l'externalisation, il y a environ cinq ans : « L'outsourcing permet aux cabinets d'experts-comptables de travailler efficacement, via notre plate-forme collaborative qui met en relation les données du client et l'expert », indique Laurent Dubernay, directeur de l'activité Sirh de CCMX. Une formule séduisante pour les entreprises qui ne disposent ni d'une DRH ni d'une DSI. Plus généralement, l'externalisation permet à l'entreprise de se recentrer sur son cœur de métier. C'est le cas de BNP Paribas Equities. Client de Cegedim pour la gestion de la paie depuis 1989, cette petite filiale du groupe bancaire s'est naturellement tournée vers son prestataire pour mettre en place un système de gestion des congés. L'éditeur s'est appuyé sur la solution qu'il utilisait en interne pour l'adapter à son client. Dorénavant, les collaborateurs posent leurs congés à partir de cette application, qui transmet les informations vers la paie. Coût de l'opération : 15 000 euros pour la mise en œuvre et 1 200 euros par mois pour le fonctionnement. Le secrétaire général, qui signait en l'absence de la DRH les demandes de congé, a facilement accepté cet investissement : « Le jour où 200 demandes de congé sont arrivées sur son bureau, il a pris conscience de l'énormité de la tâche », raconte Jean-Pierre Allot, directeur du personnel de la filiale d'investissement du groupe bancaire. L'utilisation de l'application a néanmoins suscité quelques remous : « La machine obligeait le salarié à respecter le délai de prévenance, qui est par exemple de deux jours pour poser un jour de RTT. » Aussi, le salarié qui envoyait sa demande la veille recevait le message suivant : « Vous n'avez pas respecté le délai de prévenance. Vos congés ne peuvent pas être validés. » Désormais, le système invite simplement le salarié à se conformer aux règles… sans bloquer sa demande.

Mais rares sont les entreprises qui favorisent l'externalisation de la GRH. « Il y a cent ans, on préférait mettre l'argent sous l'oreiller plutôt qu'à la banque, explique un responsable à CCMX. Aujourd'hui les PME considèrent l'externalisation de la même façon. » Par crainte de perdre le contrôle des échanges avec les salariés, La Grande Récré a préféré acquérir son propre système. « Il y a trois ans et demi, nous avons cherché un système de paie qui puisse s'interfacer avec la comptabilité et être adapté à la plate-forme utilisée par la gestion commerciale », rappelle Hélène Vinais, responsable des relations sociales. La solution de GEAC répondait à ces critères. Parallèlement à un audit mené par la Cegos sur l'ensemble des métiers, la chaîne de magasins est en train d'interfacer le système de paie avec l'outil d'aide à la planification Bold de l'éditeur Cimade. « L'objectif recherché est que les éléments variables de la gestion du temps et des activités saisis par le responsable de magasin soient automatiquement transmis au service paie et administration du personnel », indique Michel Carnais, DRH de La Grande Récré. Devant faire face à une dizaine d'ouvertures de magasins par an, La Grande Récré n'a pas pu attendre les résultats de l'audit mené par la Cegos : « Notre outil précédent, développé en interne, est efficace pour gérer 60 magasins. Or nous en avons aujourd'hui 84 », justifie Michel Carnais.

C'est également une forte croissance des effectifs qui a mis fin à l'usage d'Excel chez EADS Cimpa, une filiale du groupe aéronautique européen : « En passant de 15 salariés à plus de 220, le fichier qui enregistrait le suivi des activités et des temps de travail a frôlé l'explosion », indique Patrice Grangé, le directeur des services informatiques. La solution est venue de deux anciens salariés d'EADS, cofondateurs et dirigeants de la SSII Solidor, qui ont conçu un logiciel pour la gestion des jours de travail. Cet outil, élaboré pour EADS Cimpa, est aujourd'hui commercialisé au tarif de 450 euros par salarié pour les entreprises employant 20 personnes, et environ 135 euros pour celles qui comptent plus de 1 000 collaborateurs. Un luxe somme toute raisonnable.