Quand j'effectue une mission chez un client, j'ai besoin d'aller à la pêche aux informations afin de lui proposer un projet bien ficelé. Avec Galaxy, l'intranet de Cap Gemini, j'accède en un seul clic à des exemples de dossiers déjà réalisés, à des fiches techniques, etc. Surtout, je peux communiquer en temps réel avec n'importe quel collaborateur, qu'il soit à New York ou à Singapour », explique Pierre Fernandez, ingénieur consultant chez Cap Gemini. En matière de gestion et de partage des connaissances, le leader européen du conseil est presque à une année-lumière des autres sociétés. En effet, d'après le sondage Liaisons sociales-France Télécom, seules 32 % des entreprises disposant d'un intranet l'utilisent pour partager les connaissances. Mais, dès 1995, Cap Gemini décolle en développant Galaxy, un vaste serveur qui concentre notamment le savoir du groupe, capitalisé depuis belle lurette. « Nous rêvions depuis des années d'un système unique qui centralise l'ensemble de nos connaissances. L'arrivée des nouvelles technologies nous a permis de le réaliser en optimisant les coûts », explique le chief technology officer Jean-Paul Figer, l'un des pères de Galaxy. Aujourd'hui, pour l'explorateur néophyte, l'intranet s'apparente à une immense nébuleuse d'où jaillissent des informations par milliers.

Galaxy fournit des données générales sur le groupe. Le journal électronique international Daily News, par exemple, et sa version française Ève brassent l'actualité récente de Cap Gemini. Les collaborateurs peuvent aussi lire la lettre du directoire, des présentations de produits, etc. Surtout, l'intranet se compose d'une constellation de planètes, chacune représentant un domaine de connaissances particulier. Un collaborateur se pose des questions sur le knowledge management, la supply chain, les alliances commerciales ? Une recherche sur Galaxy lui permet, en quelques minutes, d'avoir accès à une multitude de données, et cela où qu'il soit : chez un client, à son bureau ou dans son lit. « Nos consultants passent beaucoup de temps hors de l'entreprise. Il était indispensable qu'ils puissent se connecter de n'importe où, avec un maximum de sécurité. De fait, ils doivent composer un code secret sur une petite calculette pour entrer dans Galaxy », déclare René-Charles Tisseyre, directeur knowledge management. Fini, donc, le temps où les consultants partaient chez leurs clients les bras chargés de dossiers. Aujourd'hui, en un tournemain, ils téléchargent sur leur ordinateur portable les informations préalablement collectées dans Galaxy. Et si une question épineuse leur est posée, ils lancent une recherche sur l'intranet et donnent une réponse illico. Ils peuvent aussi, à travers des forums de discussion électroniques, débattre d'un thème donné (l'euro par exemple) avec l'ensemble de la communauté « capgéminienne ».

Mais, au fil des années, il a fallu procéder à quelques modifications. Galaxy ne cessait de s'enrichir, ingurgitant insatiablement les connaissances des salariés, au point de devenir un système gigantesque et quasi ingérable. « L'intranet a été victime de son succès, et les utilisateurs ont été noyés sous un flot d'informations », se rappelle Jean-Paul Figer. En 1999, Cap Gemini a donc mis en place My Galaxy, un portail que chaque collaborateur peut paramétrer en fonction de ses propres centres d'intérêt. « Nous sommes aussi passés d'un système totalement décentralisé à un système plus organisé. Alors qu'auparavant n'importe quel salarié pouvait nourrir l'intranet de ses réflexions, aujourd'hui, des knowledge editors sont chargés, dans chaque division, de collecter les informations pour les mettre dans l'intranet », ajoute René-Charles Tisseyre.

Avec Galaxy, Cap Gemini a véritablement bouleversé les habitudes de travail de ses salariés. D'abord, en leur faisant gagner un temps considérable. « Alors qu'avant je passais une semaine à collecter des données, quelques minutes me suffisent aujourd'hui », s'emballe Jean-Paul Figer. Ensuite, l'intranet favorise la collaboration des salariés dans la mesure où chacun peut apporter sa pierre à la préparation d'un projet. Galaxy a aussi largement favorisé la circulation des informations, contribuant à rendre la stratégie du groupe plus claire. « Au moment de la fusion avec Ernst & Young, en consultant le journal électronique, les salariés ont pu lire en avant-première la nouvelle - organisation de la société », raconte René-Charles Tisseyre. Si les gains réalisés sont difficilement chiffrables, ils n'en sont pas moins substantiels. « Sur les seules fiches de références qu'il fallait régulièrement rééditer, 10 millions de francs par an environ sont économisés », ajoute Jean-Paul Figer. Reste que certains souhaitent des améliorations. « Les moteurs de recherche peuvent encore gagner en vitesse d'exécution et en pertinence. Et les informations devraient être réactualisées plus souvent », estime Pierre Fernandez.

Quant aux organisations syndicales représentées au sein de Cap Gemini, elles n'ont pas été consultées lors de la création de l'intranet. Et continuent de négocier pour pouvoir l'utiliser comme un panneau d'affichage virtuel. « Cela nous permettrait de diffuser rapidement des informations importantes », souligne Michel Genay, délégué syndical CFE-CGC.