Considérée comme le maillon faible du recrutement, l’intégration des nouveaux collaborateurs est au cœur des attentions de Bureaux à Partager. « La réussite de l’intégration est déterminante pour fidéliser les collaborateurs », explique Marie Barbier, DRH du groupe BAP. Alors que ses effectifs ont été multipliés par dix en six ans, et qu’il devrait compter 150 salariés d’ici 2020, le spécialiste du partage et de la location d’espaces de travail a formalisé son processus d’onboarding en 2015. « Aux débuts de l’entreprise, nous déjeunions tous ensemble à l’arrivée de chaque embauché. Mais en dépassant la barre des 30 collaborateurs, il est devenu compliqué de nous rendre tous disponibles. Pour être plus efficaces et gagner du temps, nous avons décidé de structurer notre dispositif d’intégration en identifiant les responsables de l’accueil des arrivants. » Dès le recrutement acté, le candidat est préparé. Au menu : prise régulière de nouvelles par téléphone, envoi de documentation sur la culture maison et les outils internes, demande d’informations administratives et d’une photo d’enfant qui sera utilisée pour avertir les futurs collègues de son arrivée… Un mois avant sa prise de fonctions, la recrue est conviée à rencontrer sa future équipe. Le jour J, les entrants sont accueillis au sein d’une promo par un responsable RH, qui leur remet un kit de bienvenue contenant trombinoscope, ordinateur, présentation de l’entreprise, goodies. Durant cette journée, un petit-déjeuner est organisé avec les représentants des différentes équipes. À cette occasion, le parrain de chaque recrue fait une courte présentation de leurs expériences professionnelles. Désigné au sein d’un autre service pour garantir un maximum d’objectivité, celui-ci guide son filleul dans ses premiers pas. « C’est essentiel d’impliquer les salariés dans l’intégration du collaborateur. Ils sont les ambassadeurs de l’identité de l’entreprise et les garants de la transmission des savoirs », indique Marie Barbier. En parallèle, des rendez-vous sont programmés avec les responsables de chaque équipe en vue d’offrir au recruté une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et des formations métier sont prévues. « Deux semaines après son arrivée, le collaborateur remplit un questionnaire dans lequel il partage ses observations, ses problématiques et ses suggestions d’amélioration. Après un mois, on échange avec lui sur ses points forts et sur ses attentes, afin de définir de premiers objectifs et d’éventuels besoins en formation. » Pour faciliter les rencontres, BAP a aussi concocté la « coffee roulette ». Le principe : des collaborateurs de différents services sont tirés au sort pour prendre un café et échanger sur leurs projets respectifs.