Une paie bouclée en deux jours au lieu de six auparavant. Pour Samuel Barreault, directeur administratif adjoint de TSO (Travaux du Sud-Ouest), l'acquisition d'un progiciel de paie et d'administration du personnel a représenté une véritable bénédiction. Depuis le mois d'avril 2000 il navigue librement dans un système informatique conçu pour les RH. Toutes les opérations administratives sont simplifiées : « Pour une attestation Assedic de sortie d'un salarié, explique-t-il, je devais rechercher dans les classeurs les douze dernières fiches de paie. Désormais, tout est conservé dans le système. Par une seule requête, le logiciel appelle les fiches de paie nécessaires et remplit un formulaire paramétré et agréé. » Samuel Barreault peut mettre à la disposition des autres départements de l'entreprise des informations utiles, figurant sur les fiches administratives, telles que l'habilitation à la conduite d'engins de travaux. Mais, pour en arriver là, il a fallu un an de paramétrages et de tests du système. Durant toute cette période, « la paie était réalisée en double, sur notre ancien logiciel et sur celui mis en place, de façon que l'on puisse y intégrer nos réglages spécifiques, comme les congés pour intempéries, les abattements professionnels, les avances de paie ».

Afin de se libérer du casse-tête informatique, d'autres entreprises optent pour l'externalisation de la paie et de l'administration. « Le prestataire extérieur s'engage – avec une obligation de résultat – à établir et à envoyer à temps les salaires avec un taux d'erreur minimal », explique Didier Laporte, responsable de la paie, de l'administration du personnel et de la gestion des données sociales au laboratoire Shering. L'externalisation de cette fonction a suscité des inquiétudes du côté de la direction, qui craignait des problèmes de confidentialité. Mais, d'une façon plus générale, la démarche se heurte à une limite psychologique : « Cela choque moins les esprits de confier le nettoyage des locaux à l'extérieur que la paie », remarque Didier Laporte.

Le système français de paie est l'un des plus compliqués au monde, obligeant les éditeurs internationaux à adapter leur offre aux spécificités hexagonales. Telle est la voie suivie par ADP-GSI, leader en France de l'externalisation de la paie, qui, au lieu d'un tronc commun international, déploie une offre dite « locale » pour mieux répondre aux besoins des entreprises françaises.

Inversement, tous les éditeurs de logiciels de ressources humaines s'attaquent désormais au créneau porteur de la paie internationale afin d'accompagner le processus de mondialisation des entreprises : « Ces dernières utilisent jusqu'à présent des systèmes incomplets qui les obligent à effectuer de nombreux précalculs manuels représentant 60 % du coût global de la paie. Au total, les multinationales dépensent entre 30 et 65 dollars par employé et par mois pour leur paie », indique Alain Pomport, directeur d'Interwage. Cet éditeur de progiciels de paie a notamment équipé Elf Aquitaine International, qui gère depuis la Suisse des salariés de 60 nationalités différentes dans 70 pays. Auparavant, dès qu'un salarié quittait un pays pour un autre, sa rémunération suivait avec un train de retard. Désormais, grâce au progiciel Interwage, celle-ci est calculée en temps réel et, petit luxe supplémentaire, il est possible de prendre en compte les desiderata du salarié. Ainsi, « un Australien qui travaille en Grande-Bretagne peut, s'il le souhaite, continuer de cotiser pour sa retraite sur un fonds de pension en Australie », souligne John Allison, DRH d'Elf Aquitaine International.