Non seulement les outils d'aide à la gestion de la formation réduisent le temps consacré aux tâches administratives traditionnelles, mais ils instaurent une « traçabilité » des enseignements et autorisent l'autoformation.
Une véritable « usine à gaz » : tel est le qualificatif qui vient immédiatement à l'esprit de Thomas Faivre, membre de l'équipe de formation de la Société centrale pour l'équipement du territoire (Scet), lorsqu'il évoque le précédent système informatique de gestion de la formation de cette entreprise de 760 personnes. Depuis un an, l'équipe utilise un nouvel outil, le progiciel FormView de Pro'Training. Après une phase de paramétrage délicate pour constituer un miniréseau entre tous les postes de formation, le système est opérationnel. Le temps consacré aux procédures administratives est considérablement réduit. La déclaration des dépenses, réalisée une fois par an, est désormais une simple formalité : « Le progiciel fait tous les calculs et édite l'imprimé agréé dont l'éditeur se porte garant », expose Sylvie Mercier, responsable de l'équipe de formation. Un rêve, après des années de cauchemar où la déclaration exigeait trois bons mois.
Plus intéressant encore, le progiciel permet d'élaborer un plan prévisionnel. Par comparaison avec le programme réalisé, les responsables de formation de la Scet peuvent ainsi rapidement corriger le tir si nécessaire. Le progiciel étant interfacé avec la paie, le département formation extirpe des informations des dossiers administratifs pour les intégrer dans les fiches des stagiaires : statut, sexe, âge, date d'entrée dans l'entreprise… L'équipe peut ainsi fournir des statistiques précises à la commission de formation du comité d'entreprise. Les responsables hiérarchiques reçoivent également, deux fois par an, un état d'avancement des formations suivies par leurs équipes.
L'intérêt d'un progiciel de gestion de la formation est qu'il permet d'établir une traçabilité des formations suivies. Chez Ina Roulements, depuis l'installation d'un logiciel fourni par l'Agefos, tous les stages effectués, y compris les formations d'adaptation aux postes, sont gardés en mémoire : « C'est utile en interne, mais aussi pour nos clients : régulièrement, lorsqu'ils visitent nos installations, les auditeurs font un détour par mon bureau pour examiner les actions de formation suivies par nos ouvriers », relate Alain Baumeister, le responsable de la formation.
Certains progiciels RH proposent également des modules d'autoformation. La quasi-totalité des salariés du siège du nouveau groupe pétrolier TotalFinaElf, soit 4 000 personnes, a accès à l'autoformation par la bureautique. « Ils peuvent décider des dates et du rythme de leur formation, dans une optique de responsabilisation souhaitée par la direction », indique Gérard Gatbédat, responsable de la formation. Le manager donne son aval pour le parcours pédagogique individuel établi au début du processus dans un centre de ressources. Le cursus de chacun est ensuite enregistré dans une base informatique à laquelle accède le service de formation pour suivre les parcours des stagiaires. Il peut ainsi comptabiliser le temps de connexion de chacun et interroger ceux qui ne se connectent pas ou trop peu pour en tirer profit. Économie de temps pour le salarié, économie de coût pour l'entreprise : tout le monde semble gagnant dans cette formule, plébiscitée par 98 % des 130 personnes interrogées récemment. Bientôt, les informaticiens du groupe pourront accéder, via un portail Internet, à 400 cours sélectionnés au niveau mondial par la direction de la formation.
« Le marché français de la formation en ligne en est encore à ses balbutiements, mais il va se développer rapidement », pronostique Richard Lac, responsable du développement commercial de l'offre ressources humaines chez l'éditeur SAP.
