Gérer les emplois du temps des collaborateurs n’est jamais aisé quand l’entreprise multiplie les acquisitions et doit mettre en place une nouvelle orga­nisation. C’est ce qu’a vécu le groupe GrandVision France (enseignes Générale d’optique et GrandOptical, notamment), soit plus de 450 magasins en France métropolitaine et dans les DOM. « La réflexion sur le changement d’outil remonte à 2008. À l’époque, les magasins géraient les plannings sur Excel et nous souhaitions une so­lution plus efficace. Avec les ­fusions, le projet a été ajourné et il est ressorti en 2011 à l’occasion de la signature du nouvel accord sur les 35 heures », explique Angélique Couderc, responsable paie et personnel de GrandVision France.

L’impératif pour les équipes RH a été de mener le projet en ­collaboration avec la direction commerciale et de trouver un outil facile à utiliser. Ce sont en effet plus de 1 100 horaires qu’il faut gérer en fonction des jours d’ouverture des magasins, des implantations, des métiers et des impératifs de présence. Le choix de GrandVision France s’est porté sur le logiciel de gestion des temps édité par la société béarnaise Octime. « Les avantages de cette solution sont multiples : une arborescence et une ergonomie simples, et le fait que nous soyons très autonomes dans son utilisation », souligne Angélique Couderc. Le déploiement du logiciel s’est doublé d’un vaste programme d’accompagnement du changement, géré en interne : « Dans chaque secteur géographique nous avons mis en place un formateur relais qui a formé les directeurs de magasin à l’outil. » Le déploiement s’est étalé sur environ un an pour se terminer à l’été 2013.

Outre la centralisation de l’information au niveau de la paie et un meilleur pilotage de la prise de congés et de RTT, les plannings sont mieux contrôlés. « Les collaborateurs peuvent consulter leurs soldes en temps réel, et les directeurs opti­miser la planification en fonction des flux dans les magasins. C’est un véritable outil de performance commerciale », estime Angélique Couderc.