Pour accompagner son changement de lieu et d'habitudes de travail, le groupe a engagé un projet participatif dans lequel les salariés ont eu leur mot à dire. Près de deux ans après l'emménagement, la satisfaction est au rendez-vous.
Salle de fitness, zone de détente, conciergerie, restaurant, lounge... Le nouveau siège de Philips France à Suresnes (Hauts-de-Seine) présente de nombreux espaces dédiés au bien-être. Rien d'étonnant lorsque l'on sait le rôle joué par les salariés dans l'élaboration du nouvel ensemble.
La direction a suivi la philosophie du space planer DEGW qui l'a accompagnée : « L'aménagement d'un espace de travail doit impliquer les utilisateurs dans une démarche qui va leur permettre de s'approprier le projet et être un tremplin à leur future performance », résume Philippe Meurice, directeur général de DEGW. Celle-ci était d'autant plus nécessaire que de profonds changements étaient envisagés comme « le passage de 26 m2 à 12 m2 par poste de travail ; de 11 m2 à 4 m2 de rangement linéaire ; de 0,8 personne par poste occupé à 1,2 et de 85 % d'espaces cloisonnés à 85 % d'open space », énumère Joël Marias, directeur immobilier et des services généraux de Philips France.
Le projet, qui a conduit au déménagement, en juin 2008, de 1 450 salariés, débute donc logiquement par une enquête d'opinion. Le personnel est ainsi questionné, un an avant la date clé, via l'intranet, sur ce qu'il estime important dans l'espace de travail et sur ce qui dysfonctionne couramment : 65 % de retours sont enregistrés, un score honorable, selon Philippe Meurice.
En parallèle, une étude d'occupation est menée. Conclusion : un salarié est présent, en moyenne, un tiers du temps de travail à son poste quand un tiers est passé ailleurs sur le site et un autre tiers en dehors. Sur la base de ces informations, divers ateliers métiers sont organisés, réunissant les représentants des différentes directions opérationnelles. D'autres groupes, horizontaux, sont chargés des sujets communs à tous, tels l'utilisation des espaces de détente ou les comportements à observer sur les plateaux. L'un d'eux, notamment, a aidé à l'élaboration du règlement intérieur. Ce groupe a ainsi prescrit la création d'abris à vélos à proximité du bâtiment, et a interdit la présence de fours à micro-ondes dans les espaces détente pour éviter les odeurs de nourriture... « Le but étant de trouver un consensus pour chaque problématique », précise Joël Marias.
Ce sont, ainsi, les salariés, aidés d'un sémiologue, qui ont organisé le bâtiment de 24 000 m2 en quatre zones identifiables par un code couleur et un nom exotique (Himalaya, Sahara, Amazonie et Gange). Ce sont eux aussi, avec le CHSCT, qui ont choisi les fauteuils d'une gamme de mobilier pensée et créée métier par métier. Les différents éléments ayant d'ailleurs été soumis aux ergonomes de l'inspection du travail. Le tout encadré par une campagne de communication soutenue : lettre du président, questions/réponses actualisées sur l'intranet, journal, expositions photos et même forums. « Organisés tous les trois mois, ils réunissaient tous les intervenants, du promoteur jusqu'à l'architecte, présents pour expliquer l'avancement du projet », commente le space planer qui, pour l'occasion, avait réalisé une maquette de 25 m2 représentant une partie du bâtiment. Entre 700 et 800 salariés s'y donnaient rendez-vous. Sans oublier les réunions mensuelles avec le CE et le CHSCT. « Nous avons pu, à de nombreuses reprises, visiter le site pendant sa construction et nous avons été consultés sur de nombreux sujets, telle la restauration. Nous avons véritablement travaillé de concert avec les services généraux », juge Benoît Zeller, secrétaire du CHSCT.
Trois mois après l'emménagement, une enquête de satisfaction est engagée. Une vingtaine de points sont évoqués, à noter de 1 à 5 : « 800 retours nous parviennent. La moyenne générale enregistrée est alors de 4,2 sur 5 », précise Joël Marias. En juin 2009, nouvel exercice, mais la note descend à 3,5. En cause : la climatisation et l'acoustique. « 500 000 euros supplémentaires ont alors été investis dans la moquette des couloirs », illustre le responsable. Des panneaux absorbants ont également été ajoutés face aux espaces détente pour stopper le bruit courant jusqu'aux open spaces. Quant à la sensation désagréable de soufflage des ventilo-convecteurs, elle a été réduite tout en gardant le même renouvellement d'air neuf, soit 30 % par heure.
« Hormis quelques ajustements techniques, toujours en cours, et le concept de bureau ouvert qui déplaît à certains salariés, les retours sont largement positifs. D'ailleurs, les nouveaux services proposés comme la salle de fitness sont très fréquentés », note le secrétaire du CHSCT. Selon Joël Marias, « la démarche a résolument été responsabilisante », et les réclamations n'ont jamais été injustifiées ni exagérées.
