«Plus de 87 % de nos collaborateurs ont reçu une formation en 2009 et 80 % des responsables de magasin ont été nommés en interne », avance Geneviève Leroux, responsable formation et recrutement sur la partie force de vente de The Phone House. Une politique soutenue de développement des compétences qui nécessitait un renforcement du suivi des 1 500 salariés de l'entreprise éparpillés dans l'Hexagone. En 2007, le distributeur en télécommunications (320 magasins) s'était déjà doté de la solution Cegid RH Place en mode SaaS (Software as a Service), un SIRH couvrant les grands domaines des ressources humaines : paie et administration du personnel, gestion de la formation et des compétences, de la masse salariale, reporting... L'étape suivante, prévue de longue date, consistait à informatiser les entretiens individuels avec le module Place Portail RH du même éditeur, qui permet le partage d'informations entre salariés, managers et DRH.

Chez The Phone House, la campagne d'entretiens est étalée sur six semaines, du 1^er avril au 15 mai. Elle est suivie, début juin, des comités de développement. Ces derniers réunissent les managers et les «n + 2», les directeurs des entités concernées et les ressources humaines afin de valider, sur la base des données collectées lors des entretiens, les demandes de formation, d'évolution et de mobilité. « La période des entretiens est particulièrement stressante pour nos 350 managers, explique Geneviève Leroux. Il leur faut notamment disposer des bonnes informations sur une population qui est très mobile. » Difficile, avec un simple classement papier des entretiens.

Après cinq mois de paramétrage, l'outil a été déployé le 1^er avril 2009, avec un plan complet d'accompagnement des utilisateurs, dont une «hotline» assurée par les RH. Un projet pilote avait précédemment été implémenté sur deux régions pour apporter les ajustements nécessaires. L'application permet une gestion automatisée des rendez-vous entre managers et collaborateurs, auxquels sont associés des trames d'entretien sous format Excel, adaptées à chacun des métiers (magasin, support, logistique). Ces formulaires sont complétés par les managers à l'issue de l'entretien, avant d'être transmis au collaborateur et au «n + 2» par un système de workflow.

L'équipe RH peut, de son côté, visualiser l'état d'avancement de la campagne région par région, disposer des synthèses d'entretien en temps réel et extraire certaines données chiffrées (sur l'atteinte des objectifs, les demandes de formation...). Les informations centralisées relatives au parcours des collaborateurs dans l'entreprise (entretiens, formations, compteur DIF, etc.) sont accessibles à chacun d'entre eux.

« Nous ne mesurerons vraiment tous les bénéfices de l'outil qu'à partir de cette année, mais il apporte, de fait, davantage de transparence tout en améliorant la fiabilité des données, atteste Geneviève Leroux. Nous avons également gagné en temps et en efficacité. Six jours nous suffisent, désormais, pour préparer les comités de développement, contre 45 auparavant. » Quant à l'économie de papier, « elle est colossale », conclut-elle.