La collaboration n'est pas un acquis. Elle se construit. Les organisations d'aujourd'hui ont beau fonctionner autour d'équipes projet, de décisions interservices, d'outils ou de réseaux collaboratifs, la vraie collaboration n'est pas si fréquente. Quelles sont donc les étapes de cette construction collective ?
Pour qu'il y ait collaboration, il faut d'abord qu'il y ait participation. C'est la première phase. Pour cela, les personnes doivent ressentir l'envie de prendre part à un projet avec d'autres, de s'exprimer, de faire avancer les choses. Certaines conditions y prédisposent : l'attractivité du projet, la clarté des explications, l'écoute, la considération et l'espace de liberté dont on entoure les personnes ; l'atmosphère de créativité et d'implication que l'on fait vivre, etc. Dans les plateformes collaboratives en ligne, la dynamique gagnante commence par donner envie aux personnes de prendre part à la conversation.
2e étape : la coopération. Elle émerge quand on doit construire quelque chose ensemble. On s'aperçoit rapidement qu'il vaut mieux s'organiser, se répartir les tâches, préciser ensemble comment l'on compte s'y prendre et qui fait quoi. Les personnes passent progressivement de la position de simple participant à celle d'acteur. Plus le projet est ambitieux, plus il faut de la méthode, sans tomber dans des processus lourds. Vous souhaitez organiser une grande fête familiale réunissant une cinquantaine de parents et cousins ? Spontanément, vous allez vous organiser. Vous serez ravi, bien sûr, que des bonnes volontés se présentent, mais vous aurez surtout besoin d'un peu de coordination pour harmoniser l'ensemble. La coopération, c'est donc l'envie de participer, dopée par un objectif commun et un supplément de méthode.
La collaboration est l'étape suivante. On progresse au-delà de la coordination des actions, on intègre, chacun dans ses comportements quotidiens, les méthodes et les règles du jeu qui facilitent l'échange et la cocréation. Comme si, au lieu de faire consciencieusement ses gammes au piano, on arrivait à une certaine aisance, prouvant que l'on a intégré à la fois la technique et la partition. La collaboration n'est pas simple, en fait, car elle requiert une maturité relationnelle beaucoup plus grande que la simple coopération. Notamment la capacité d'écouter, de se mettre en phase avec les autres, d'anticiper, de prendre des initiatives adaptées au service de l'équipe. L'inverse de chacun dans sa bulle. De plus, on s'harmonise en partageant un état d'esprit, des valeurs, une même conception du travail et de la qualité. Quand la collaboration fonctionne bien, il se dégage du groupe une sorte d'intuition collective dans l'action, qui se rapproche de la dynamique des meilleures équipes de volley ball ou de hand en plein match. C'est rapide, fluide, excitant, fun, efficace. L'entreprise agile se situe à ce niveau d'aisance.
Inutile de préciser que cette collaboration de haute qualité s'entretient. Il ne suffit pas de la créer ou de la vivre une fois pour croire que c'est gagné. Quelques bonnes pratiques peuvent y aider : prendre le temps de se dire les choses avec calme et respect, repréciser régulièrement les priorités du groupe, clarifier les rôles et ce qui est attendu de chacun, se donner souvent des feed-backs, parler des frustrations et des petites tensions interpersonnelles avant qu'elles ne prennent de l'ampleur, débriefer en équipe sur les actions réalisées, se féliciter du chemin parcouru et, surtout, appliquer tout de suite les décisions d'amélioration. La collaboration aime la vérité, l'élégance des comportements, l'action et les résultats.
Meryem Le Saget est conseil en entreprise à Paris. <
