C'est à l'occasion de l'extension du magasin - assortie d'un accroissement de l'effectif - que l'Hyper U Les Herbiers, en Vendée, a décidé d'optimiser la planification de ses ressources humaines. La grande surface, qui emploie aujourd'hui 300 salariés, dont 50 hôtesses de caisse, s'était déjà dotée de la solution Planexa d'Holy-Dis pour gérer l'emploi du temps de ces dernières. L'exercice est, en effet, particulièrement complexe.

« Les hôtesses de caisse ont des horaires flottants, détaille Marie-Jeanne Brochoire, responsable des caisses. La planification du temps de travail est effectuée en fonction du prévisionnel : chiffre d'affaires, opérations commerciales ayant un impact sur la fréquentation du magasin, absences des salariés. » Ces informations, associées aux demandes de congés, alimentent le logiciel qui compile les données afin d'établir un planning quinze jours à l'avance pour la ligne de caisses.

Outre cet outil pointu et indispensable, « nous disposions d'une badgeuse pour l'ensemble des salariés, explique Martine Herbreteau, responsable du service du personnel. Mais ce système ne contrôlait que les absences et nous n'en tirions aucun profit ».

En quête d'une application performante de gestion des temps, l'Hyper U arrête son choix, fin 2008, sur la solution «Kelio Optima» de Bodet Software. Celle-ci gère les temps de présence et d'absence pour établir la paie et permet une planification du travail, en impliquant les managers.

Heureuse coïncidence pour la grande surface : l'éditeur est justement en train d'établir un partenariat avec Holy-Dis (concrétisé en février 2009) pour développer une interface entre leurs solutions respectives. De quoi dispenser le service du personnel d'une fastidieuse saisie des données d'un logiciel à l'autre. Le nouveau système de gestion des temps est mis en place au cours du premier trimestre 2009 pour être opérationnel en mars. L'interface est déployée le mois suivant.

Le service RH a suivi une formation de trois jours et demi sur Kelio Optima. Les chefs de rayon ont, pour leur part, bénéficié d'une prise en main d'une demi-journée. « L'outil leur permet de prévoir les horaires de leurs équipes, de fait plus réguliers que ceux des hôtesses de caisse, détaille Martine Herbreteau. Tous les matins, ils contrôlent les anomalies, comme les oublis de badgeage, et entrent les corrections. » Grâce à l'interface, la planification des horaires, réalisée sur Planexa pour les hôtesses de caisse, est directement incorporée dans le logiciel de Bodet Software, en toute transparence pour le service RH.

« En fin de semaine, nous sortons un état des horaires prévus et des horaires effectués par chaque salarié, validé par ce dernier.» Avantages du nouveau système : un gain de temps et une plus grande fiabilité dans l'établissement des salaires. « Toutes les modifications apparaissent sur les documents », précise la responsable du service du personnel. Pour l'heure, les fiches de paie sont préparées par les RH sur la base d'un récapitulatif des horaires en fin de mois. « Dans un premier temps, nous voulions garder la main sur ce processus pour nous assurer que tout se passe bien. Mais l'application de gestion des temps sera, à terme, connectée au logiciel de paie », conclut-elle.