En 2007, le directeur général d'Eiffage donne le coup d'envoi d'une refonte complète des systèmes d'information RH dans le groupe. Un chantier énorme pour le constructeur-concessionnaire, qui compte 70 000 collaborateurs répartis entre cinq pôles métier (construction, concessions, route et génie civil, énergie et construction métallique) au sein d'un réseau international de 500 sociétés. L'enjeu ? Transformer le service RH en une fonction de conseil et d'accompagnement de la sphère opérationnelle, en améliorant, notamment, la productivité administrative.

Douze projets sont, ainsi, lancés dans le cadre du programme «Sextant», qui s'étalera sur quatre ans. Première brique du nouveau SIRH : le recrutement, externe et interne. Une décision pragmatique, dictée par les besoins immédiats des clients internes noyés sous les CV. Et par la volonté du DRH de concrétiser, au plus vite, la mutualisation des processus et le partage de l'information entre les branches. « Nous savions que la paie allait nous prendre beaucoup de temps. Le recrutement est donc devenu le projet pilote - et la vitrine - du programme », explique la chef de projet, Sophie Deroubaix.

La responsable va s'appuyer sur le cabinet de conseil en RH Althéa dans toutes les étapes du projet. A commencer par la rédaction du cahier des charges, au cours du premier semestre 2008 ; 120 utilisateurs, recruteurs spécialisés et généralistes RH, sont concernés. L'application doit comporter trois interfaces (recruteurs, candidats externes, collaborateurs), permettre une diffusion automatique des offres sur certains sites d'emploi et la recherche d'informations sur des documents non structurés. Eiffage a également besoin d'outils de reporting (suivi du recrutement dans les branches, rendement des sites d'emploi...).

A la mi-2008, Eiffage opte pour la solution en mode SaaS (Software as a Service) de l'éditeur Taleo. De son côté, Althéa aide le groupe à formaliser le contrat et accompagne, ensuite, le déploiement, en collaboration avec Taleo : animation d'ateliers fonctionnels, paramétrage, reprise de données de l'existant. « Le projet a véritablement démarré début septembre, raconte Sophie Deroubaix. Nous avions fixé la mise en production au 16 décembre et tous les arbitrages ont été faits en fonction de cette date. » La question des candidatures spontanées fait, bien sûr, débat au sein des ateliers. Dans un premier temps, elles resteront cloisonnées dans les branches... Avant d'être finalement partagées.

Les délais sont tenus, mais une période d'ajustement de deux mois sera nécessaire pour répondre aux ultimes questions et ouvrir les toutes dernières fonctionnalités de l'outil. « L'accompagnement du personnel RH a été la partie la plus conséquente de ce projet », confesse Sophie Deroubaix. Eiffage a, du reste, rapidement monté des clubs utilisateurs.

La coordination du projet a mobilisé Sophie Deroubaix à mi-temps en 2008 et 2009. Une équipe de huit utilisateurs y ont consacré 20 % de leur temps pendant six mois, les aspects techniques ayant également occupé un cinquième du planning de la DSI pendant trois mois. Un consultant d'Althéa est intervenu à plein temps sur 2008 et à mi-temps sur 2009. L'éditeur a, pour sa part, affecté 50 jours-homme à ce projet (incluant la formation à l'outil).

Après quelques mois d'utilisation, le bilan est, pour la chef de projet, nettement positif. « Nous avions un recrutement en silos, avec des conflits entre recruteurs lorsqu'un même candidat se présentait sur deux postes. Le nouvel outil offre une visibilité sur toutes les procédures en cours et nous permet de travailler ensemble en améliorant notre image d'employeur. Il permet aussi d'intégrer rapidement de nouvelles entités. »

Autre avantage : les économies réalisées auprès des sites d'emploi grâce aux accords négociés au niveau du groupe. Eiffage dispose, enfin, d'une bourse d'emploi unique visant à développer la mobilité interne, actuellement tout aussi importante que le recrutement externe.