Quand on lui a annoncé l'externalisation du traitement de la paye, Stéphanie Chauvin se voyait déjà licenciée. « En 2004, la direction a pris la décision dans l'urgence, sûrement pour des raisons économiques, et sans consulter le service RH. J'ai vécu un transfert très angoissant ! », témoigne la responsable paye et administration du personnel de British Airways en France. A l'époque, elle ne s'imaginait pas devenir une accro de ce mode d'administration. Ni aller beaucoup plus haut dans l'automatisation des processus administratifs.

Toujours en poste aujourd'hui, et nettement plus sereine, Stéphanie Chauvin ne regrette pas la délégation de la fonction paye à un prestataire. ADP produit, ainsi, chaque mois, les bulletins des 152 salariés de l'entreprise. Grâce à l'externalisation, les temps de traitement des salaires ont chuté, en piqué : « Dès le milieu de chaque mois, nous transmettons à ADP les éléments nécessaires à la réalisation des fiches de paye. Auparavant, nos délais de bouclage, très extensibles, étaient beaucoup plus stressants. » Satisfaite du mode opératoire avec le sous-traitant, la responsable a adopté son SIRH, le «Kiosque RH», portail collaboratif sur Internet. Et, cette fois-ci, c'est elle le pilote : « Nous souhaitions réorganiser notre gestion administrative et réduire les tâches chronophages : classement, archivage ou vérification des renseignements », explique-t-elle. L'objectif ? « Se consacrer davantage aux personnels. »

Depuis l'automne 2008, l'entreprise dispose, ainsi, d'un SIRH articulé autour d'une base de données unique. Cette plateforme automatise la saisie et l'agrégation des informations. L'application comprend, notamment, une solution de gestion des temps, au coeur de la problématique de l'entreprise. De nombreux contrats à temps partiel et des horaires décalés, donnant droit à différents types de récupérations, compliquent l'administration.

Malgré la taille modeste de la société, le service RH gérait, chaque mois, une masse importante de documents papier : « Il nous était difficile de récupérer les feuilles de congés des salariés, répartis sur plusieurs sites, afin de les transmettre rapidement au prestataire. »

La solution fluidifie la transmission des informations destinées au calcul des salaires. Avec le passage au «zéro papier», celles-ci sont maintenant importées du portail Internet sur lequel les collaborateurs déposent leurs demandes d'absence, validées en ligne par les managers.

Sur cette plateforme collaborative, les salariés accèdent à leurs plannings, connaissent leur crédit de jours de congés et savent si leur demande a été traitée. « Un processus de validation transparent », observe Stéphanie Chauvin. L'outil permet aussi de renforcer la proximité entre service RH et salariés : « Nous sommes beaucoup plus présents auprès des collaborateurs, assure-t-elle. Ils ne nous appellent plus pour connaître leur soldes, mais à propos de questions de fond. Notre travail de conseil et d'écoute à leur égard est apprécié. »

La responsable est également satisfaite de l'amélioration des relations avec les représentants du personnel. Plus disponibles, les RH préparent mieux les réunions et approfondissent les dossiers. Resté longtemps dans les cartons, l'accord sur un compte épargne temps (CET) a, ainsi, pu être négocié.

Autre avantage, la solution a divisé pratiquement par deux le coût du traitement global de la paye : « La saisie des données, effectuée maintenant par les salariés, ne nous est plus facturée par notre prestataire », confie Stéphanie Chauvin. Laquelle souhaite, à l'avenir, mettre à disposition des cadres de son entreprise, demandeurs, les outils leur permettant de mieux gérer leurs équipes : module de gestion des entretiens professionnels, de la formation... De quoi donner encore un peu d'altitude à son SIRH.