Depuis septembre 2008, les 251 directeurs de magasins exploités en propre partagent avec le service RH de l'enseigne Gifi un portail collaboratif - un outil web édité par Cegid - qui leur permet de réaliser la gestion des congés et des plannings de leurs équipes. « Grâce à ce nouvel outil, l'ensemble des données relatives à la gestion prévisionnelle des congés est saisi directement en magasin, explique Thierry Boukhari, responsable RH de l'enseigne. S'épargnant ainsi la ressaisie dans notre SIRH des informations envoyées, via fax ou e-mail, depuis les magasins, le service RH dispose de plus de temps pour mener à bien des missions de type reporting. » Dans le même temps, le portail a également été mis à disposition des 300 salariés de la centrale située à Villeneuve-sur-Lot (47) afin de leur permettre de réaliser et de suivre en ligne leurs demandes de congés. Le portail, qui dispose d'une base documentaire, permet aussi à Gifi de partager des documents tels que les accords d'entreprise ou la charte informatique.

Equipée depuis 2005 d'un SIRH complet - gestion administrative du personnel, paie, formation -, édité par Cegid, la chaîne de distribution de produits de bricolage et de décoration discount s'est naturellement tournée vers l'offre de l'éditeur français de progiciels de gestion pour mener à bien son projet de portail collaboratif. En l'espace de deux mois, l'ensemble des salariés concernés - directeurs de magasin et salariés de la centrale -, ont été formés à l'utilisation de l'outil par le service formation. « La mise en place du portail n'entraînant pas de contraintes techniques, nous avons pu concentrer nos efforts sur sa prise en main par les utilisateurs », précise Thierry Boukhari. Un par un, les directeurs de magasin ont notamment été formés, à distance, au cours d'une séance d'une heure et demie réalisée via un didacticiel conçu pour l'occasion.

En 2010, l'enseigne a pour projet de mettre à disposition de chaque directeur, sur le portail, un «minibilan social» synthétisant l'ensemble des données liées au contrat et à la rémunération des collaborateurs. D'ici là, de nouvelles fonctions - gestion des contrats et gestion de la rémunération - devraient être inaugurées « tous les trois mois environ ». L'enseigne prévoit également de doter l'ensemble de ses 2 200 salariés gérés en propre d'un «login» qui leur permettra d'accéder à leur dossier, en toute confidentialité, y compris lorsqu'un magasin ne dispose que d'un ordinateur unique.