La branche Total Raffinage & Marketing emploie 47 000 personnes de par le monde et 80 % de son effectif se forme chaque année. En 2007, elle a confié à Formetris la gestion du processus d'évaluation de ses formations. « Le coût total de la formation s'élève, chez nous, à près de 100 millions d'euros par an, salaires inclus. Cela valait la peine qu'on se pose la question de l'efficacité de cette dépense », justifie Jean-Christophe Grivot, directeur de la formation.

Total avait tenté, auparavant, d'y répondre en distribuant des questionnaires aux participants, mais le taux de retour était assez faible : 60 % pour les évaluations «à chaud» en fin de session, et 20 % pour celles «à froid», quelques semaines après. En outre, les scores aux questionnaires remplis à chaud en présence du formateur étaient biaisés et peu discriminants. « Sur une échelle de 1 à 4, les bons stages obtenaient une note de satisfaction de 3,4, les plus performants grimpant à 3,8 », commente Jean-Christophe Grivot. Autre problème : « Il fallait ressaisir tous les résultats sur informatique pour les consolider et les exploiter, ce qui était fastidieux », se souvient-il.

Depuis 2007, cette division de Total estime avoir accompli « des progrès importants ». Formetris a déjà recueilli (par courriel, en plusieurs langues) les évaluations des participants à plus de 1 500 stages, en France comme à l'étranger. Sachant que chaque formation accueille entre 8 et 10 personnes, Total a pu se constituer, ainsi, un référentiel statistique qui lui permet de comparer les scores entre des formations de même nature proposées par différents organismes. Les relances automatiques par courriel propulsent les taux de retour vers les sommets : 90 % des participants répondent au questionnaire envoyé le lendemain, et 80 % «à froid». Formetris calcule, ensuite, les scores de satisfaction sur différents critères (pédagogie, utilité de la formation...). Débarrassés des tâches de saisie, les responsables formation se consacrent alors à l'analyse des résultats. « Avant, nous nous satisfaisions d'une note de 8 sur 10 pour la pédagogie. Aujourd'hui, nous découvrons que cela correspond à la moyenne basse dans certaines formations. Nous disposons, alors, d'éléments objectifs pour en discuter avec nos fournisseurs », explique Jean-Christophe Grivot.

Et parce que le processus est très informatisé, Formetris peut facturer sa prestation à un prix raisonnable : « Par apprenant, cela nous revient à moins de 1 % du coût du stage », affirme t-on chez Total, qui va étendre l'outil à d'autres entités du groupe.

40 entreprises utilisent les services de Formetris, créé en 2004, par deux polytechniciens (chiffre d'affaires prévisionnel 2009 entre 600 000 et 800 000 euros).

L'idée centrale : industrialiser l'évaluation de la formation via le recours à Internet. A chaud, par mail auprès des apprenants, sont questionnés : l'adéquation aux attentes, la préparation et l'organisation, le contenu, la pédagogie et la satisfaction. A froid, les apprenants se prononcent, toujours par mail, sur l'utilisation de la formation, l'atteinte des objectifs, l'impact sur leur travail et leur satisfaction avec du recul. Les responsables hiérarchiques sont également interrogés à froid par mail sur ces mêmes questions. Le questionnaire est adaptable à souhait, selon les désirs de l'entreprise.

Pour accélérer le partage de la connaissance du marché et des prestataires, Formetris a pour projet de fournir à toutes ses entreprises clientes les résultats des 5 000 sessions déjà évaluées. L'entreprise d'origine sera anonymisée, mais le nom du prestataire sera affiché.