Octobre 2007. Alors que LU vient d'être cédé par Danone au groupe américain Kraft Foods International, sa direction décide d'ouvrir un appel d'offres pour externaliser la gestion de la paie. Elle était, jusqu'ici, confiée à ADP, qui opérait sur une plate-forme propriétaire. « Nous n'étions pas complètement satisfaits du service, mais nous n'avions aucune envie d'internaliser ce type de compétences », glisse la DRH, Véronique Goutelle. LU doit se préparer à utiliser la même technologie SAP que chez Kraft. La mise en concurrence s'organise à partir d'un «trinôme» constitué de la DRH, de la direction des services informatiques et de celle des achats.

Leur consultation dure près de trois mois pour, finalement, retenir la solution EuHReka de NorthgateArinso. Cette SSII est déjà prestataire du groupe Kraft, à travers sa solution Sharp, qui permet de superviser partout dans le monde les processus stratégiques de gestion des carrières, des recrutements et des rémunérations. Le choix du groupe a-t-il orienté celui de LU ? Non, répond Véronique Goutelle : « Nous avons retenu Northgate Arinso pour sa compétence en paie, en conduite de projet et en maintenance du système... mais aussi pour le rapport qualité-prix que nous avons négocié », souligne-t-elle. Indiquant, au passage, que l'autre entité française du groupe américain, Kraft Foods France, utilise un système de paie différent du sien. Fourni par ADP, en l'occurrence.

Le projet informatique est mis sur les rails en mars 2008. Il doit permettre de faire entrer, automatiquement, toutes les données administratives des salariés dans le système Sharp. Et de «reverser» toutes celles nécessaires à la paie dans EuHReka, mis à disposition du siège de LU et de ses 14 établissements. Soit plus de 60 utilisateurs.

Les premières réunions donnent lieu à la constitution des équipes référentes et à l'identification des environnements techniques et des infrastructures de réseau. La deuxième étape, centrée sur la conception du projet, organise des ateliers de recueil de données : sur le salaire brut, les indemnités nettes, etc. Elle va durer près de quatre mois : « Nous avons multiplié les ateliers pour être exhaustifs, commente Mohamed Elomari, chef de projet chez NorthgateArinso. Nous devions prendre en compte plusieurs sites qui, même s'ils disposaient de la même convention et des mêmes grilles de salaires, avaient des historiques sociaux différents. »

Les phases de test se poursuivent sans discontinuer, de juillet à octobre. Elles sont menées de front avec la réalisation du système. Jusqu'à dix consultants sont alors mobilisés. « Nous avons été vigilants sur l'adéquation entre Sharp et EuHReka, ainsi que sur la création d'une interface fiable entre ces systèmes », souligne Mohamed Elomari. Car, pour tout nouveau salarié, l'utilisateur doit ouvrir un dossier dans Sharp (adresse, situation familiale...), qu'il complète dans EuHReka avec les données relatives à la paie (avantages, primes, organismes d'affiliation...). Au fil de l'eau, il n'aura plus qu'à saisir les données événementielles de prises de congé, d'absences ou d'heures supplémentaires. Et, au bout de la chaîne, le siège, lui, valide ces données et déclenche les virements, puis les bulletins.

Les premières paies datent de janvier 2009. Véronique Goutelle juge le système concluant : « Il nous a été livré en temps et en heure, note-t-elle, et il y a eu un bon maillage des consultants avec les équipes internes. »

Autre bon point, ajoute-t- elle : « EuHReka accepte bien les instructions de rétroactivité sur la paie, prises, par exemple, en application d'accords d'entreprise. »

Pour autant, il reste, selon elle, des sujets à «fiabiliser», comme les déclarations sociales et les interfaces avec la comptabilité. Sinon, la directrice évoque la piste de « centraliser davantage d'opérations, pour avoir moins de mises à jour à effectuer en interne ». Mais sans se prononcer sur l'opportunité de recourir, avec Kraft Foods France, à un prestataire commun.

• Activité : biscuiterie, pâtisserie de conservation.

• Effectifs : 3 200 salariés.

• Chiffre d'affaires 2008 : 1 milliard d'euros.

• Tâches externalisées : gestion et traitement de la paie.