Les syndicats ne peuvent utiliser la messagerie électronique de l'entreprise que si un accord collectif le prévoit, celui-ci pouvant limiter le cadre de cette utilisation.
Depuis la loi du 4 mai 2004, le Code du travail prévoit qu'« un accord d'entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l'intranet de l'entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l'entreprise. » Même si ce mode de communication est, à l'heure actuelle, très banalisé, il n'empêche que, pour que les syndicats puissent l'utiliser, il est indispensable qu'un accord collectif l'autorise. A défaut d'accord, les syndicats ne peuvent y recourir et il s'agirait d'un trouble manifestement illicite. Si l'employeur ne veut pas négocier un tel accord, les syndicats n'ont à leur disposition que les panneaux d'affichage et la distribution de tracts, aux heures d'entrée et de sortie du travail. Quant aux représentants élus du personnel (DP, CE...), la loi ne les vise pas, mais, selon la Cnil, ils peuvent accéder à la messagerie électronique dans les mêmes conditions que les syndicats.
Le principe est l'interdiction de l'utilisation de la messagerie électronique, l'exception étant l'autorisation par voie d'accord d'entreprise.
Cela explique que l'accord d'entreprise peut limiter l'utilisation de la messagerie ou de l'intranet. Ainsi, est licite l'accord limitant le contenu des courriels aux informations en rapport avec l'entreprise ; dans la mesure où, malgré cette limitation, un délégué syndical avait utilisé la messagerie électronique pour envoyer un courriel protestant contre l'arrestation d'un militant syndicaliste, c'est à bon droit que l'employeur a pu prononcer une sanction disciplinaire (Cass. soc. 22 janvier 2008, n° 06-40.514). Cela est d'autant plus justifié que les publications syndicales ne peuvent avoir un contenu purement politique sans lien direct avec les questions professionnelles.
On pourrait aussi imaginer que l'accord d'entreprise limite le nombre de courriels adressés par les syndicats, ou encore qu'il l'autorise à certaines heures de la journée, puisque la Cour de cassation autorise implicitement certaines restrictions.
