Le distributeur de jouets utilise, depuis 2007, une solution capable d'administrer les contrats de 2 500 saisonniers, en plus de ses 1 500 salariés permanents.
A l'approche des fêtes, les enfants savent que l'atelier du Père Noël ne chôme pas. Idem pour le distributeur de jouets Toys«R»Us, qui accroît son effectif, passant de 1 500 à 4 000 personnes entre les mois d'octobre et de décembre, grâce à des saisonniers qui occuperont des emplois de vendeur, de caissier et d'équipier de réception des jouets. Certains rejoindront également les entrepôts d'Ivry (Essonne) pour traiter les volumes de marchandises à réexpédier auprès des 38 magasins français. « Chaque magasin va tripler ses effectifs, résume le DRH, Laurent Proux. Les saisonniers seront deux fois plus nombreux que les salariés permanents. »
Ces 2 500 embauchés temporaires sont actuellement recrutés par les directeurs de site, qui établissent les contrats de travail et supervisent leurs personnels. Mais l'administration des paies est centralisée au siège auprès de cinq assistantes et une responsable paie qui pilote une solution informatique dédiée, Z@dig, développée par ADP.
L'outil informatique, un produit standard proposé par ADP, mais paramétré en fonction des besoins de l'entreprise, a été installé en janvier 2007. Il relie tous les magasins au siège ; ADP se chargeant d'imprimer les bulletins qui seront fournis aux magasins. Chaque matin, le salarié alimente lui-même le système de paie en pointant à la badgeuse de son établissement. De son côté, le directeur hérite du minimum de tâches de saisie : « Il entre les éléments d'état civil du salarié, puis ne renseigne que les éléments variables, sur des pages web », explique Laurent Proux. Par exemple : la montée en grade temporaire d'un vendeur en CDI, qui va «basculer» sur une fonction d'agent de maîtrise, le temps d'encadrer les saisonniers de son secteur (rayons filles, garçons, peluches...). Son contrat fera l'objet d'un avenant, assorti d'une prime. Le service paie ne s'en tient donc pas qu'aux «seuls» 2 500 renforts - et autant de soldes de tout compte en janvier.
Chez ADP, prestataire historique de l'enseigne, on explique qu'il était temps de changer d'outil. « L'entreprise était équipée d'un applicatif AS400, qui traitait en interne toute la paie et l'administration du personnel », raconte Sébastien Moyon, ingénieur d'affaires. « Toys«R»Us disposait aussi d'un autre outil pour sa gestion des temps. Soit deux solutions et deux prestataires différents - ADP et Chronotic. Notre solution intègre, désormais, les deux fonctionnalités, en mode hébergé. Elle permet au service central RH de s'affranchir des tâches de saisie les moins «nobles». »
Autre avantage : l'automatisation des tâches s'applique aussi aux déclarations et paiements de cotisations sociales. Une prochaine «brique» logicielle permettra d'automatiser les attestations de maladie, déclenchant les indemnités journalières de Sécurité sociale.
Le projet Z@dig a coûté près de 300 000 euros, selon le DRH. Ce coût intègre, notamment, le paramétrage dans les magasins, la maintenance et l'hébergement du progiciel. Toys«R»Us compte s'en servir intensivement : l'enseigne vise les 50 magasins en 2010, puis 60 en 2013.
• Activité : distribution de jouets et d'articles de puériculture.
• Effectifs : 1 500 salariés (4 000 en automne).
• Chiffre d'affaires en 2007 : 400 millions d'euros.
