LGM tient à conserver les clés de son savoir. L'entreprise conçoit et organise pour ses clients industriels des programmes de haute technologie : avions, trains, automobiles... Cette société francilienne compte quelque 320 ingénieurs, sur un effectif de 450 collaborateurs. Elle souhaite se prémunir contre le départ des cerveaux et conserver son expertise pointue et ses savoir-faire clés dans son patrimoine collectif. La société a donc mis en place un système de conservation et de transmission des compétences.

Pour Franck Weiser, président et DRH de LGM, « le succès d'une démarche de capitalisation des connaissances repose surtout sur une organisation humaine, pas seulement sur un outil de gestion électronique des connaissances, aussi performant soit-il ». Ce constat fait suite à l'échec d'une première expérience de gestion électronique des documents (GED), non alimentée et inutilisée par le personnel de LGM. Pour y remédier, Franck Weiser a confié la capitalisation des savoirs à des collaborateurs dédiés. La filière «technologie et innovation» qu'il a créée comprend 15 «responsables métier» qui s'appuient sur 45 «référents» dans les différents domaines de compétence mobilisés sur chaque affaire : gestion des risques, des plannings, des coûts...

Dès la fin d'un projet, responsables et référents métier sélectionnent les éléments à intégrer dans le référentiel électronique. Dans ce réceptacle, ne sont ainsi capitalisés qu'un ou deux documents (règles, modes opératoires...) et outils (interfaces informatiques) par affaire.

Selon Eric de Tocqueville, directeur général de LGM, il ne suffit pas de savoir où se trouvent les documents pour pouvoir les exploiter : « Référents et responsables doivent accompagner les collaborateurs dans l'utilisation du référentiel. Ils leur fournissent un véritable mode d'emploi de l'outil. » LGM diffuse aussi la connaissance via leur université interne. Cette année, pendant trois semaines, ses ingénieurs vont suivre des formations dispensées sous forme de modules, animés par responsables et référents.

Aujourd'hui, la société remplace son ancienne application interne de GED par un logiciel du marché, M-Files de l'éditeur StreamDesign. Cette solution possède une interface intégrée à l'explorateur de fichiers Windows et permet la publication des documents sur Internet et leur consultation sécurisée. « Nous avons choisi un outil simple à utiliser, ce que souhaitaient nos collaborateurs », note Franck Weiser. Grâce à l'application, ceux-ci pourront effectuer des recherches par mot clé et en plein texte sur les quelque 15 000 documents archivés dans la base de connaissances.

Un an après sa mise en place, l'organisation du management de la connaissance a atteint les objectifs poursuivis : « Les projets les plus riches d'enseignement ont été analysés et ont donné lieu à un transfert de documents dans le référentiel », se réjouit Eric de Tocqueville.

Sûre de son efficience, l'entreprise a d'ailleurs entamé la procédure de certification de son système.