Le portail intranet «Talentis» trouve sa première raison d'être dans la volonté des gestionnaires RH du groupe Legrand de renforcer le rôle des managers dans les processus RH de l'entreprise. « Nous souhaitions qu'une question telle que : «Mais que font les RH des entretiens annuels ?», jusqu'alors fréquente dans la bouche des managers, n'ait plus de sens chez Legrand », résume David Colla, responsable organisation & SIRH du groupe.

Menée auprès d'une trentaine de managers et d'une quinzaine de gestionnaires RH, une étude préliminaire, réalisée en mai 2004, met en lumière les difficultés des managers à accéder aux informations de base concernant le profil et la carrière des collaborateurs. Elle révèle aussi, plus largement, un besoin de simplification et de mise en cohérence des processus RH à l'échelle internationale.

« Dans un contexte d'internationalisation croissante, les managers se voyaient souvent contraints de se conformer à des spécificités locales en matière d'entretiens individuels ou de gestion de carrière, alors même que le périmètre d'action de leurs collaborateurs s'étend parfois sur plusieurs sites, voire plusieurs pays », explique David Colla. Prenant acte de ces conclusions, le groupe Legrand décide, en 2005, de mettre fin à la logique d'empilement des bases de données qui prévalait jusqu'alors, pour développer un système RH unique, partagé par l'ensemble du groupe.

Après appel d'offres, c'est la plateforme TM Sigal, une technologie développée par l'éditeur québécois Technomedia, qui est retenue pour un coût total de 250 000 euros. En parallèle, un travail de réingénierie des processus RH - revue des meilleures pratiques dans chacune des entités, sélection de processus communs - est réalisé.

En octobre 2006, les bases de l'intranet Talentis sont posées : un portail collaboratif enrichi d'un référentiel de processus sur lequel interviennent conjointement managers, gestionnaires RH locaux et gestionnaires RH groupe. Pour l'heure, ce sont 800 managers, exclusivement en France, qui sont connectés, via l'intranet «Dialeg» du groupe, à leur propre «bureau du manager» : un espace dédié qui leur permet d'accéder à l'ensemble des informations relatives à la gestion RH de leurs collaborateurs - CV, fiches de fonction, rémunération, habilitations, passeport formation, historique des entretiens individuels, organigramme -, de connaître l'avancement des processus RH pour l'ensemble de leurs équipes, de planifier et préparer les entretiens annuels, d'effectuer le suivi de leurs effectifs.

Le «bureau du manager» contient également toute une série de documents tels que le répertoire des emplois ou la liste des compétences métiers, ainsi que des supports pour la préparation des entretiens annuels, des formulaires d'aide à la rédaction ou encore un catalogue de rapports. « Nous sommes passés d'une logique d'envoi ponctuel d'informations papier aux managers à une logique de disponibilité permanente de l'information, avec tri, extraction ou retraitement possibles », souligne David Colla.

Côté RH, le nouvel outil consacre la fonction d'animation des gestionnaires : les 200 personnes actuellement concernées disposent, désormais, d'outils leur permettant d'ouvrir et de relancer les campagnes d'entretiens annuels, de recueillir les performances, d'analyser les écarts de compétences, d'identifier les postes clés ou encore de gérer les plans de succession. « Avec le portail «Talentis», les managers comprennent davantage l'utilité de leurs différentes contributions dans la sphère RH, précise David Colla. Là où ils avaient parfois l'impression que les processus tels que l'évaluation des compétences, l'appréciation des performances ou la gestion de carrière étaient déconnectés les uns des autres, ils se rendent désormais compte de leur cohérence d'ensemble. »

Afin de garantir une diffusion optimale de l'information entre utilisateurs, Legrand a mis sur pied une communauté d'utilisateurs clés d'une trentaine de personnes. Relais dans les entités auxquelles ils appartiennent, ces managers servent de courroie de transmission entre la DSI et les utilisateurs finaux. Ils devraient jouer un rôle essentiel dans l'évolution de l'application.

Dès la fin de l'année, un module supplémentaire de gestion de la rémunération, permettant aux managers d'entrer directement dans l'outil leurs propositions d'augmentation, devrait être mis en ligne. La principale innovation à venir reste, cependant, la création, prévue l'an prochain, du «bureau du collaborateur», pendant de celui du manager. « Nous croyons que le meilleur moyen d'accroître encore la précision et la véracité des informations est d'y donner accès aux intéressés eux-mêmes », précise David Colla. La logique de partage des informations devrait donc, prochainement, atteindre son niveau maximal.

• Activité : fabrication de produits et systèmes pour installations électriques et réseaux d'information.

• Effectifs : 35 000 collaborateurs dans plus de 60 pays, dont 8 000 en France.

• Chiffre d'affaires 2007 : 4,1 milliards d'euros.

• Lancement de «Talentis» : octobre 2006.

• Population concernée : 800 managers et 200 gestionnaires RH.

• Budget : 250 000 euros.