Depuis novembre 2007, la DRH de Brake France (1 800 salariés, 460 millions d'euros de chiffre d'affaires) a trouvé le moyen d'alléger ses coûts de gestion de la paie en réinternalisant la production des données - lesquelles sont gérées sous SAP. Et ce, sans supporter les tâches d'impression et d'envoi de ces documents qu'elle a confiées à Esker, un éditeur de solutions de dématérialisation spécialisé dans les applications de facturation, de marketing ou de recouvrement. « A chaque fin de mois, en clôture de paie, nous lançons un ordre d'impression vers une imprimante virtuelle. Cette démarche est automatisée, mais nous avons la possibilité d'invalider ou de modifier notre «order spool» (ordre d'impression, NDLR) en cas de problème », explique Sophie Gaidon, responsable paie et administration du personnel. Le prestataire a paramétré un logiciel pour l'entreprise ; il édite les fiches de paie dans son usine de Villeurbanne (69).

Brake peut personnaliser tous ses envois de documents. Il en va des fiches de paie, dont la présentation est différente pour certains personnels, tels que les salariés mandatés (une annexe au bulletin de paie indique les heures de délégation réalisées). Surtout, le service paie peut annexer des courriers nominatifs à ses bulletins, comme des informations sur les états de DIF et de CET, ou toute autre information ne provenant pas du logiciel SAP. « La plate-forme Esker peut combiner des ordres et des sources d'informations différents grâce à des éléments communs de codification des salariés », souligne la responsable paie. Les envois peuvent être réalisés individuellement ou bien en masse.

« Notre solution n'est pas intrusive, commente Michel Guyenot, directeur d'Esker France. L'entreprise nous adresse des flux «bruts» de fichiers qu'elle génère. Notre logiciel de traitement met en forme les documents et les «rematérialise», en fonction de critères esthétiques dont nous sommes convenus. Nous nous occupons de la mise sous pli et de l'affranchissement. Et nous remettons ces courriers à la poste. »

Brake France indique avoir rapidement rendu son service opérationnel : moins de cinq jours de mise en oeuvre, incluant le paramétrage du logiciel et les phases de préproduction (tests unitaires et tests de masse). « Nous avons repris la main sur la production de la paie », retient Sophie Gaidon, expliquant qu'un an plus tôt, l'entreprise dépendait à la fois de son ancien prestataire et d'une filiale de La Poste dont elle n'était pas le client direct, pour le routage. « Nous n'obtenions pas d'explication aux cas d'anomalie. Et si nous voulions introduire la moindre modification dans un document, elle nous était toujours présentée comme complexe et coûteuse. »

Brake a diminué ses coûts d'éditique de 30 % en un an. Avec cette économie, le service paie va renforcer son système d'information. Il prévoit, ainsi, un outil de suivi pour les managers. Ceux-ci pourront recevoir, par mail, les bulletins numérisés de tous leurs collaborateurs pour réagir plus commodément à toutes les demandes individuelles.