Dans la fonction publique hospitalière, la gestion du temps de travail est un enjeu majeur. Le Centre hospitalier régional universitaire (CHRU) de Montpellier, qui regroupe sept établissements (12 000 salariés), s'équipe en conséquence. D'ores et déjà doté, depuis 1992, d'une solution de gestion des temps du personnel non médical (personnels éducatif, administratif et technique, soit 8 500 agents), le centre s'attelle aujourd'hui aux tableaux de service de son personnel médical.

Le secteur hospitalier doit, en effet, faire face au choc démographique et aux difficultés de recrutement sur certains profils et compétences - les infirmières sont fréquemment citées. Il doit aussi poursuivre la mise en oeuvre de la «nouvelle gouvernance» du plan Hôpital 2007, qui prévoit la mise en place de pôles d'activité (issus de regroupement de services) pilotés par un médecin, ainsi que la mutualisation des ressources. Le tout sur fond de restrictions budgétaires. Un contexte difficile, qui a amené le CHRU de Montpellier à lancer, au printemps 2007, un appel d'offres pour renouveler l'ensemble de ses outils informatiques RH. Un lot est intégralement consacré à la gestion du temps de travail, étendue à l'ensemble du personnel.

« Les outils en place servent une gestion centralisée alors que nous évoluons vers une gestion déléguée à nos quatorze pôles d'activité, qui doivent être administrés avec leur propre budget, à ressources constantes », explique Alain Gandin, responsable des projets RH à la direction des technologies de l'information et des télécommunications. D'où l'intérêt de pouvoir planifier sur un mois l'activité de la centaine de services répartis dans les différents pôles.

Les tableaux de service du personnel médical sont actuellement réalisés sur simple tableur par les secrétaires médicales, à partir des informations collectées auprès des chefs de service. Le CHRU compte, aujourd'hui, impliquer les médecins, soit environ 2 500 personnes (1 400 équivalents temps plein), dans le processus de gestion de leur activité. « Avoir une connaissance précise des disponibilités des praticiens permet d'évaluer au mieux la charge de travail des équipes soignantes et donc d'optimiser les plannings du personnel paramédical. »

En juillet dernier, le centre hospitalier a retenu le progiciel GT Med-Chronogestor de GFI Chrono Time. La solution doit, dans un premier temps, couvrir la gestion des temps du personnel médical, puis remplacer la première application dédiée au personnel non médical. Une implémentation qui nécessite, au passage, d'uniformiser les processus dans tous les services. Le projet a véritablement débuté en novembre, et le logiciel est en cours de paramétrage. « Nous sommes en train de vérifier l'adéquation de ses fonctionnalités aux besoins du CHRU », précise Alain Gandin.

Un accès à l'application depuis l'intranet est prévu pour les médecins, qui pourront ainsi alimenter eux-mêmes le système avec les informations ad hoc. Outre la gestion des tableaux de garde et du service de jour, l'outil permet d'automatiser le suivi de la sécurité médicale (respect des effectifs en nombre et en compétences) et l'application du repos de sécurité. Ainsi que la transmission au système de paie des données relatives aux gardes pour le calcul des éléments variables de la rémunération. L'application intègre, enfin, un processus de workflow pour la gestion des autorisations d'absence. « Un gain notable d'un point de vue administratif, même si l'enjeu est avant tout organisationnel », conclut Alain Gandin. La mise en production est prévue sur des sites pilotes dès février 2009, avant le déploiement dans tous les services.

1 Le CHRU de Montpellier refont son informatique RH et étend sa solution de gestion des temps à l'ensemble du personnel médical.

2 La gestion des temps sera désormais déléguée aux 14 pôles d'activité, qui pourront planifier, chaque mois, le temps de travail mais aussi la répartition des effectifs dans leurs services.

3 Enjeu : impliquer les médecins dans le processus de gestion de leur activité et, ainsi, mieux évaluer la charge de travail des équipes soignantes.