Sanofi-Aventis groupe a modifié, en 2007, son dispositif d'externalisation des formations en langues, expérimenté par Aventis depuis 1999. L'objectif était, à l'époque, de gagner en efficacité par une organisation centralisée, des tarifs plus intéressants et la création de parcours modulaires répondant mieux aux besoins des salariés.

« Auparavant, nous avions des cours classiques de langues, dispensés par une quarantaine d'organismes, sans suivi pédagogique, avec un taux d'absentéisme très élevé, rappelle Maryline Prouet, responsable formation de Sanofi-Aventis groupe. Cela nous coûtait très cher, car les langues représentent souvent plus du tiers des actions de nos plans de formation. »

Ne disposant pas des compétences en interne sur un domaine aussi pointu que la linguistique, le service formation a alors décidé de lancer un vaste appel d'offres. Le pilotage administratif et pédagogique du dispositif a été confié à Langues et Entreprises, et d'autres prestataires en langues on été sélectionnés pour dispenser les cours. Ce dispositif a fonctionné ainsi de 1999 à 2006. « Nous avons beaucoup appris à travers cette expérience, très innovante et fédératrice », estime Maryline Prouet. Puis, la fusion avec Sanofi a nécessité de repenser le dispositif langues. Cela a été l'occasion de lancer un nouvel appel d'offres et de rechercher de nouveaux prestataires dans un marché en pleine évolution.

Pour le nouveau dispositif, initié en 2007, Sanofi-Aventis a souhaité dissocier la gestion administrative, confiée à Training Orchestra, de l'organisation pédagogique, attribuée à IFG Langues. « Auparavant, ces deux tâches étaient centralisées par un seul organisme, mais le fait de séparer les rôles garantit une vraie déontologie », ajoute la responsable formation. Training Orchestra s'occupe donc de tous les aspects administratifs : convocations, feuilles de présence, plannings, tandis que IFG Langues conçoit des parcours modulaires adaptés au niveau et aux besoins professionnels de chaque salarié, audite les stagiaires, suit les résultats et la progression d'une année sur l'autre.

Les cours sont assurés par plusieurs prestataires en langues spécialisés dans des domaines très ciblés : cours par téléphone, cours individuels, collectifs, e-learning, séminaires, ateliers, centres de ressources et séjours linguistiques. « Comme chaque prestataire intervient dans sa spécialité, il n'y a pas de concurrence entre eux, d'autant que nous leur assurons un grand volume d'heures sur l'année », précise Nathalie Rouffiange, chargée de la coordination.

Le dispositif concerne deux métiers du groupe : les activités industrielles et les fonctions centrales (informatique, communication, RH), soit environ 1 300 stagiaires. Chaque salarié suit en moyenne trois modules de langues pour un total de 20 heures par an, auxquelles s'ajoutent les autres formations du plan (métier, management, bureautique).

Trois salariés détachés par Training Orchestra et IFG Langues travaillent dans les bureaux de Sanofi-Aventis : « Pour la coordination, c'est très important qu'ils soient sur place, à portée de main, mais cela implique que tout le monde s'entende bien », précise Nathalie Rouffiange, qui encadre l'équipe et veille à associer les prestataires. Ces derniers sont conviés aux comités de pilotage trimestriels et peuvent communiquer via la «plateforme collaborative» créée par Training Orchestra. « Chaque organisme y consulte la liste de ses stagiaires et les autres modules auxquels ils sont inscrits. Cela permet une réelle complémentarité dans le travail », estime la coordinatrice.

Pour les responsables formation, l'externalisation comporte de nombreux avantages - « professionnalisme, cohérence, suivi pédagogique, efficacité » - et ne coûte pas si cher, « car l'absentéisme est passé de 30 % à 5 %, et nous disposons de compétences et d'outils de gestion qui nous font gagner en efficacité », ajoute Maryline Prouet.

Pour les 1 000 stagiaires des fonctions centrales, la formation, à raison de 20 heures par salarié en moyenne, revient, tout compris, à 1 million d'euros. « Pour être rentable, l'externalisation doit concerner un grand nombre de stagiaires et une offre variée de formations, c'est pourquoi nous ne souhaitons pas l'étendre à d'autres matières que les langues », précise-t-elle.

Le coût de cette externalisation comprend un forfait annuel sur la base d'un nombre de jours de gestion administrative ou de coordination pédagogique établi en fonction d'un volume annuel de stagiaires à gérer, ainsi qu'un forfait de location mensuel de l'outil informatique de gestion.

« La notion d'externalisation n'a pas encore de définition unanime. Les prestations ne passent pas systématiquement par la mise à disposition d'un outil informatique (comme pour la paie). Leur dimensionnement peut être multiforme : couvrir un processus de gestion spécifique (logistique, gestion du DIF, financements, gestion des réalisations) ou assurer une gestion globale (le plan) ; être réalisées sur site ou hors site ; être menées de façon ponctuelle ou permanente à partir des outils de l'entreprise ou à partir de notre propre progiciel de gestion...

L'objectif premier des entreprises, aujourd'hui, est moins d'externaliser le service formation que de se dégager de tâches à faible valeur ajoutée : se concentrer sur l'accompagnement des collaborateurs et non sur l'intendance. Elles recherchent également une capacité de conseil, ce qui amène, parfois, à des réorganisations internes importantes. Au sens large, les perspectives de développement sont, ainsi, importantes, même si les entreprises ont besoin d'être accompagnées et rassurées.

Pour entamer un processus d'externalisation, je conseillerais, tout d'abord, de prendre le temps de formaliser l'organisation dans le cadre de laquelle le projet va se développer, puis de procéder à des externalisations progressives sur des processus maîtrisés..., cela afin de ne pas créer de situation irréversible. »

* 28 salariés Training, dont 15 sont en gestion-conseil.