« Le métier de Fraikin est de proposer aux entreprises d'externaliser leur flotte de véhicules industriels : l'externalisation est donc ancrée dans nos gênes », expliquait, en avril dernier, à Paris, Alain-François Pialat, DRH du groupe Fraikin (chiffre d'affaires de 800 millions d'euros ; 3 500 salariés dans le monde, dont 2 500 en France), lors d'une intervention dans le cadre d'une rencontre sur l'externalisation de la formation organisée par le groupe Cimes, spécialisé dans l'externalisation de la formation et prestataire de Fraikin.

Fraikin est, aujourd'hui, une société possédée par un fonds d'investissement, dont l'objectif est de privilégier l'efficacité. En 2004, quand Alain-François Pialat a pris son poste de DRH, il a immédiatement décidé d'externaliser la paie chez ADP. Fraikin dispose, néanmoins, aujourd'hui, d'une équipe ressources humaines de 15 personnes. « L'externalisation de la formation a eu un impact marginal sur les emplois du service RH », estime Alain-François Pialat.

Cette opération est intervenue en deux temps chez Fraikin. Premièrement, confronté à un problème de pénurie de mécaniciens, le groupe décide, en 2006, la création d'une école des métiers, structure de formation propre, destinée à former ses mécaniciens et à proposer à ces derniers des perspectives de carrière en interne. Il s'agit d'une école virtuelle, mise en place grâce à des partenariats avec l'Education nationale sur l'ensemble du territoire. Sur les conseils de son actionnaire, Fraikin décide d'externaliser la gestion de cette école. Depuis un an, Cimes assure le montage des dossiers de contrat de professionnalisation, gère la facturation avec l'Opca (Opca Transports) et les demandes de cofinancement.

Dans un second temps, depuis décembre 2007, Fraikin fait à nouveau appel à Cimes pour prendre en charge l'ensemble de la gestion de la formation du groupe. Ce dernier a travaillé avec son prestataire pendant trois mois pour une phase pilote, à l'issue de laquelle les processus ont été validés. Ainsi, aujourd'hui, Cimes gère les besoins de formation (mais ne fait pas le recueil), gère le plan et les relations avec les prestataires de formation, fait le suivi du réalisé, réunit les feuilles d'émargement, organise la restitution des données pour la «2483»..., donc intervient sur tout le process. Bilan : Alain-François Pialat assure que l'externalisation de la gestion de la formation permet d'atteindre quasiment 100 % de remplissage des sessions : « Le prestataire assure un suivi des inscriptions, des relances, et un reporting précis que nous n'avions pas les moyens d'assurer au sein de l'équipe RH. »

Suite à cette année d'externalisation, le DRH affiche sa satisfaction, mais prévient : « Cela reste une étape risquée, à la fois au niveau de la communication en interne sur le projet et sur la transmission des opérations. » Pour lui, il s'agit moins d'une décision politique de la DRH que d'une construction commune avec le prestataire.

Les étapes clés de la démarche passent par la définition quasi chirurgicale des rôles et responsabilités respectives des équipes internes et du prestataire, et par la mise en place d'un pilotage avec des indicateurs précis, qui sont également un aiguillon pour assurer la continuité de la qualité de prestation.

De même, la communication interne sur la démarche doit « viser à démontrer qu'il s'agit, avant tout, d'accroître la crédibilité de la fonction en confiant à l'extérieur l'ensemble des tâches sans valeur ajoutée ».

« Cimes a été créée en 1993 par un ancien directeur d'Opca, et s'est positionnée sur l'externalisation en 1999 avec un premier contrat pour Carrefour. Elle emploie, aujourd'hui, 51 salariés pour un chiffre d'affaires 2007 de 4 millions d'euros. En 2007, Cimes a géré 120 000 stagiaires, dont 4 000 contrats de professionnalisation ; 2 000 périodes de professionnalisation ; le DIF de 30 000 salariés chez Fnac, Fraikin, Louvre Hôtels, Printemps...

L'externalisation de la formation recouvre trois marchés aux attentes différentes. Celui des projets internationaux gérés via des plateformes de services off shore sur un périmètre de prestation réduit à la gestion des convocations ; ce marché anglo-saxon existe depuis longtemps déjà.

Autre marché : celui des PME-TPE, qui ont de grands besoins en matière d'accompagnement de leurs efforts formation. Mais ce secteur est très local et le retour sur investissement est difficile, du fait de la petitesse des budgets. Ce marché est du ressort des Opca et de quelques acteurs spécialisés localement.

Et enfin, celui des entreprises de plus de 1 000 personnes, voire de celles entre 500 et 1 000 salariés qui développent des efforts formation supérieurs à l'obligation légale. Ces sociétés, qui ont besoin d'accompagnement sur la mise en oeuvre de la réforme et cherchent à réduire leurs coûts de gestion en industrialisant leurs processus formation, souhaitent concentrer leurs ressources internes sur des missions à plus forte valeur ajoutée, d'où l'intérêt, pour elles, de l'externalisation.

L'idée d'externaliser la formation se développe, aujourd'hui, pour plusieurs raisons. Un certain nombre d'expériences ont été menées, elles ont réussi et sont connues ; la réforme de la formation de 2003 a complexifié la gestion des services formation des entreprises, alors que les directions générales sont très souvent dans des logiques d'optimisation des fonctions supports. A tout cela, ajoutons des changements intervenus dans les populations et les mentalités des responsables formation et des responsables RH. Les responsables formation d'aujourd'hui sont moins souvent issus du sérail formation, ils peuvent être, à l'origine, consultant ou opérationnel. Moins marqués par une culture administrative formation, ils sont davantage orientés vers la stratégie et la gestion de projet. D'ailleurs, les décisions d'externalisation sont plus souvent initiées par le responsable formation ou le DRH que par le DG. Bien sûr, le DG appuie une telle décision, qui répond aussi à sa demande d'efficacité.

Signe du mûrissement du marché : le 1^er avril dernier, nous avons fait une présentation de notre offre de services devant une salle de représentants d'entreprise. Suite à cela, entre le 1^er avril et le 10 mai, nous avons reçu six appels d'offres avec cahiers des charges formalisés ! Il y a quelques années, nous n'aurions pas eu de cahiers des charges formalisés, mais des demandes d'aide à la rédaction de ces cahiers.

Quant au coût d'une externalisation, c'est très variable selon la nature de la prestation : cela peut varier d'un facteur 1 à 5. »