Le nouvel outil a été adopté pour faire face à une augmentation sans précédent du nombre de candidatures adressées à l'association de protection de l'enfance.
Créée en 1866 pour recueillir et former des orphelins, la Fondation d'Auteuil a fêté, en 2006, son 140e anniversaire. A cette occasion, l'association, qui accueille aujourd'hui plus de 9 000 jeunes en difficulté, a lancé plusieurs campagnes de communication destinées à accroître sa notoriété auprès du grand public. Conséquence immédiate du côté de la DRH : passant de 900 à plus de 4 000, le nombre de candidatures a été multiplié par 4,5 entre 2003 et 2006.
Les fichiers Excel utilisés par les chargés de recrutement ne font plus front. La fondation, qui se met alors en quête d'un prestataire informatique, porte son choix sur la solution d'e-recrutement en mode ASP de StepStone, qu'elle adosse à son espace recrutement sur son site web*. Testé dès avril 2007 dans cinq directions régionales pilotes, l'outil est déployé sur l'ensemble de l'organisation fin 2007. « Nous souhaitions un outil très facile d'utilisation : critères de recherche didactiques, formulaire simplifié avec possibilité d'ajouter son CV en pièce jointe, précise Luciana Bernardi, chargée des projets RH. N'utilisant pas l'informatique dans leur quotidien, de nombreux professionnels de l'éducation n'ont pas encore le réflexe de postuler en ligne. » Même si elle a tendance à se réduire, la part de candidatures spontanées adressées par courrier à la Fondation d'Auteuil reste, en effet, importante.
L'outil est également apprécié pour sa facilité de prise en main (une demi-journée de formation suffit). Dans les régions, il est aussi bien utilisé par le responsable RH que par le personnel administratif. Quelques mois après son introduction, la nouvelle solution logicielle a fortement accru l'autonomie des directions régionales. La DRH reste l'administrateur principal, mais les responsables RH régionaux ont, désormais, directement accès aux candidatures sélectionnées pour leurs périmètres et peuvent créer eux-mêmes leurs offres d'emploi grâce à la «bibliothèque» d'annonces. Les 40 utilisateurs bénéficient, ensuite, d'un meilleur suivi du processus de recrutement, en particulier grâce à l'envoi automatisé de réponses et la création d'un «vivier» de candidats potentiels.
Outre les 6 000 euros investis en 2007 pour le paramétrage, l'association s'acquitte de 12 000 euros de frais annuels de location.
La fondation, qui utilise aujourd'hui trois solutions informatiques - paie et administration du personnel, gestion du temps et des activités et recrutement -, se prépare à implémenter un module de formation. « Cette approche modulaire nous convient bien, souligne Luciana Bernardi. Même si, pour l'avenir, l'adoption d'un SIRH global n'est pas exclue. »
La Fondation d'Auteuil emploie près de 4 000 salariés répartis dans 170 établissements en France et recrute en moyenne 80 personnes par mois en CDD ou CDI.
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