Passer du papier à l'écran : un vrai défi pour La Poste, qui a choisi, depuis trois ans, de miser sur l'intranet pour communiquer sur ses opérations auprès de ses 85 000 salariés du réseau grand public, dont 13 000 patrons de bureau de poste. Un vrai changement d'habitudes. « Par tradition, il y a une forte culture du papier dans notre entreprise. Toute notre communication opérationnelle reposait sur des classeurs envoyés chaque mois dans les bureaux de poste », explique Françoise Sokolowski, directrice adjointe de la communication de l'enseigne. Des méthodes jugées trop peu réactives pour réactualiser l'information commerciale nécessaire au fil du mois. D'où la volonté de La Poste de prendre le virage des nouvelles technologies.

L'idée de fond ? Transférer toutes ces données indispensables à l'activité des bureaux de poste sur l'intranet. Mais avec douceur. « L'évolution s'est faite en plusieurs temps. Nous avons commencé par maintenir les deux supports, papier et web, pendant un an, avant de basculer l'ensemble des informations sur l'intranet en octobre 2007 », détaille Yvon Guével-Lotrian, responsable de l'intranet grand public à La Poste. C'est seulement après un test réussi auprès des comptables du réseau, les invitant à se connecter sur l'intranet pour télécharger les nouvelles modalités du système informatique comptable (72 000 connexions), que le système du classeur a été définitivement abandonné pour le web.

Dans sa nouvelle version, lancée cet automne, l'intranet est devenu un véritable tableau de bord : « 70 % est dédié aux outils de travail, le reste à l'actualité de la communication nationale et aux événements locaux dans nos 48 zones géographiques », indique Yvon Guével-Lotrian. Cette information «à chaud» sur les opérations de communication est associée au journal interne diffusé au réseau, « qui propose plus d'analyses et valorise les initiatives et les expériences locales », explique Françoise Sokolowski.

Sur l'intranet, les supports de travail ont été conçus comme un carnet de bord journalier. Chaque jour, les directeurs d'établissement y recueillent les informations nécessaires pour gérer leur activité de distribution et de vente : campagnes commerciales en cours, fiches explicatives des nouveaux produits, index des prix des produits colis ou financiers, visuels à télécharger... C'est à eux, ensuite, de relayer l'information auprès des conseillers et des guichetiers, lors des briefs journaliers instaurés dans chaque bureau de poste.

Associé à une hotline de dépannage interne en cas de problème de connexion, l'intranet est entré dans le quotidien des salariés : « Nous sommes passés de 3 000 à 30 000 connexions par jour », se félicite le chef de projet. Un positionnement utilitaire, efficace pour médiatiser un site interne. Coût de cette refonte : plus de 100 000 euros. L.C.