Fini les fichiers Excel pour préparer l'avenir ! Après l'avoir testé pendant un an, l'Association départementale des amis et parents d'enfants inadaptés des Deux-Sèvres (Adapei 79), dont les 1 200 salariés accompagnent 1 800 personnes handicapées dans des foyers d'accueil, entreprises ou ateliers adaptés, vient d'adopter Asso'GPEC, un logiciel conçu par la Fegapei - la fédération nationale dont elle est adhérente -, en partenariat avec l'éditeur Epistema. Si l'objectif de l'outil - établir un état des lieux et réaliser des projections - est classique, la logique l'est moins. « Nous nous sommes, en effet, écartés d'une démarche métiers classique, explique Céline Poulet, responsable du département relations du travail de la fédération. Nous avons d'abord réfléchi en termes de services rendus à la personne handicapée : éducation, insertion, aide à la vie quotidienne. Ce n'est que dans un deuxième temps que nous avons traduit en compétences et coté les 25 services ainsi définis. »

Grâce à un module support permettant de réaliser les entretiens annuels à partir du référentiel obtenu, l'Adapei 79 est donc désormais en mesure d'estimer avec précision, dans chaque établissement ou service, l'écart entre niveaux de compétences requis et réel et, à partir de là, de réfléchir à la façon - recrutement ou formation - la plus pertinente de le combler. L'outil permet également de réaliser des projections à 1, 3 ou 5 ans en fonction des créations ou suppressions d'établissement ou de service, du turn-over ou encore des départs en retraite. Un réel enjeu pour une association dans laquelle près de 10 % des salariés ont atteint les 55 ans.

Autre fonction bienvenue : la possibilité de mesurer les écarts en termes de masse salariale. « Il nous est ainsi immédiatement possible de voir si, financièrement, nos ambitions sont ou non réalistes », confirme Xavier Dondey, le DRH, qui espère également favoriser une mobilité interne qui ne dépasse pas 1 % aujourd'hui. « Après la saisie des données par chacun des 15 établissements, reprend-il, la consolidation est réalisée par la DRH au niveau du siège. Grâce au croisement de certaines données, irréalisable auparavant, nous multiplierons les perspectives. » Afin de permettre une actualisation permanente des données, l'Adapei 79 travaille actuellement avec Epistema à une interface entre Asso'GPEC et le logiciel de paie édité par Cegid.

Asso'GPEC fonctionne actuellement dans les 7 associations qui l'ont testé. A l'origine du projet, la Fegapei espère une diffusion rapide parmi ses 370 adhérents représentant 2 500 établissements. Volontairement incitatif, son prix - 500 euros l'abonnement annuel, incluant la demi-journée de prise en main - devrait y contribuer.