Nous sommes plongés dans l'ère du fonctionnement multitâche, parfois par goût, le plus souvent par nécessité. L'esprit humain a une étonnante faculté d'adaptation. Mais, malgré nos habitudes de jongler avec plusieurs choses à la fois, certaines activités - comme écouter - ne supportent toujours pas de cohabiter avec d'autres. On ne peut pas bien écouter quelqu'un au téléphone tout en répondant à ses mails, ou participer à une réunion tout en lisant ses dossiers. Ne donner que 50 % de son attention, c'est se mettre aux abonnés absents. Il ne sortira rien d'utile de l'échange. Mais, comme cela nous arrange de penser le contraire, on s'entête. En matière de gestion du temps, peut-être gagnerait-on à opérer quelques dépoussiérages.
Revoir son organisation personnelle d'abord. Les bons principes de gestion du temps sont toujours valables, comme toute gymnastique pour se maintenir en forme. Préparer la veille sa journée du lendemain, cocher les priorités sur sa liste de tâches à effectuer, se réserver une marge de manoeuvre pour les imprévus. Passer également en revue sa semaine ou sa quinzaine pour prévoir déjà ce qui peut être anticipé. Ensuite, au cours de la journée, rester vigilant sur les «voleurs de temps», qu'ils soient externes (interruptions, réunions trop longues, interlocuteurs bavards...) ou internes (perfectionnisme, ne pas déléguer, reporter sans cesse au lendemain...). On optimise nettement son temps en diminuant les «fuites». Faire, enfin, chaque soir, le point sur sa journée écoulée. En tirer des leçons pour améliorer à la fois sa pratique et son estimation du temps. Car c'est bien souvent là que le bât blesse : on calcule toujours trop juste.
Mais les réglages individuels ne suffisent pas. En entreprise, il faut impérativement améliorer la gestion du temps collective. En commençant par mieux travailler avec les assistantes. Comme chacun gère ses activités et ses mails lui-même, les assistantes ne sont plus au courant de rien. Penser à les mettre en copie des échanges est impératif pour qu'elles puissent prendre des initiatives, résoudre les problèmes en l'absence du manager et apporter à tous une aide efficace.
Se pencher sur l'agenda collectif, ensuite. Voilà un outil merveilleux dont l'usage peut très vite être perverti si l'on n'y prend pas garde. Son avantage est évident : pouvoir fixer des réunions en voyant tout de suite qui est disponible. Mais les inconvénients se cumulent quand chacun ne tient pas son agenda à jour et que les personnes réservent le temps des autres sans discernement... Parfois même en s'imposant en surbooking, alors que la personne a clairement indiqué qu'elle était prise ce jour-là. Bien sûr, elle peut toujours dire non ; bien sûr, elle peut ne pas venir à la réunion prévue, mais la vie est tellement plus simple quand les personnes se disciplinent en amont.
Certaines entreprises ont jugé le thème du temps collectif tellement essentiel qu'elles ont conçu des sessions de formation sur «l'écologie des outils électroniques» afin de remettre un peu d'ordre dans le système. En fait, cela consiste à s'enrichir des meilleures pratiques et à se mettre d'accord sur des règles du jeu communes. Une sorte de charte interne du temps collectif, en somme. Excellente idée !
Meryem Le Saget est conseil en entreprise, à Paris. <
