Chez Orangina, la gestion électronique des congés et absences n'a pas fait «pshitt». En 2004, date de la fusion avec Schweppes, Françoise Aristote, DRH, adopte le portail Mercure RH de Cegedim SRH. En se dotant de ce système, l'un de ses premiers objectifs consistait à simplifier la collecte des informations et le processus de validation des demandes des collaborateurs en France. Au nombre de 700, ces derniers se répartissent sur cinq sites et sur tout l'Hexagone pour les 250 personnes formant la force commerciale itinérante.

« Il s'agissait de mettre fin aux formulaires papier et de fiabiliser les flux des informations », déclare Françoise Aristote. Le portail Mercure RH intègre un système de traitement des demandes en workflow : « Nous avons choisi cet outil, car il correspondait le plus à nos besoins, commente la responsable. Surtout, il s'interfaçait parfaitement avec notre outil de paie. »

La solution externalisée en mode locatif n'a pas nécessité d'installation sur les PC des collaborateurs. « Pour la fusion avec Schweppes, nous avions harmonisé l'ensemble de nos statuts. Cela nous a permis de paramétrer très rapidement le logiciel : le système a fonctionné en un mois. » Le déploiement de l'outil a été progressif. « Un an après sa mise en service, nous avons automatisé l'envoi des mails : dès qu'un nouveau salarié est intégré dans l'outil de paie, il reçoit un courriel automatique l'invitant à utiliser le système, avec son code utilisateur et son mot de passe. »

Le portail, aujourd'hui accessible à partir de tout ordinateur connecté à Internet, permet aux managers et aux RH de traiter et de valider l'ensemble des demandes de congés et absences. L'outil améliore la fluidité de l'information. Résultat : le nombre d'appels auprès des gestionnaires RH a nettement diminué. « Cela nous a permis d'améliorer la productivité et d'enrichir les tâches du personnel RH », observe la DRH. En outre, un sérieux gain de place résultant de la dématérialisation des formulaires constitue un autre avantage. Le tout pour un coût forfaitaire au bulletin d'un euro mensuel par salarié, auquel s'ajoute l'abonnement mensuel au service de 500 euros.

Les dernières améliorations du système concernent la possibilité pour les salariés de modifier eux-mêmes leurs données dans leur dossier personnel. Par ailleurs, l'entreprise vient de mettre en place le module de saisie des augmentations individuelles. Les objectifs : « Gagner du temps en simplifiant les procédures, garantir la confidentialité et faciliter le travail de consolidation des données individuelles. » A l'ordre du jour également, un portail pour les managers offrant accès à l'historique des salaires des collaborateurs et de leur situation contractuelle.