Externaliser sa gestion des RH, oui, mais jusqu'où ? Jusqu'en 2005, Primagaz, filiale française du groupe néerlandais SHV Gas, externalisait totalement sa paie. Au renouvellement de son contrat, la compagnie est passée d'une externalisation totale à une externalisation partielle, où le prestataire est responsable du paramétrage du système et se charge de la maintenance légale et conventionnelle. « Nous conservons ainsi la maîtrise du système », souligne Françoise Vicaigne, responsable du département administration du personnel. L'entreprise a retenu la solution Mercure de Cegedim SRH, car elle répondait le mieux à son cahier des charges. La taille du prestataire, sa pérennité et sa solidité financière ont également été des critères déterminants dans son choix.

La première paie réalisée avec l'outil date d'avril 2005. Le périmètre du projet couvre 450 collaborateurs permanents et 70 collaborateurs occasionnels, et inclut une gestion des temps. Aux yeux de Françoise Vicaigne, le processus apporte des bénéfices immédiats : gains de temps et de productivité ainsi qu'une autonomie renforcée. « Auparavant, les soldes de tout compte demandaient des allers-retours incessants avec notre ancien partenaire. Aujourd'hui, ces opérations sont effectuées en temps réel. »

Côté gestion des congés et des absences, la problématique de Primagaz consistait à réduire l'utilisation du papier ainsi que le risque d'erreur. « Une seule personne assurait la maintenance de notre précédent outil «maison». Cela représentait un risque, ajoute la responsable. Le système, responsabilisant pour les collaborateurs qui autosaisissent leurs absences, représente un grand bond en avant. Ils connaissent exactement l'état de leur demande. Tous ont le même niveau d'information sur les absences au sein de leur équipe. »

Les managers disposent, quant à eux, de compteurs qui leur donnent une visibilité globale sur les absences et les prises de congés. L'outil s'adapte, en outre, facilement à l'évolution des structures internes. « En cas de réorganisation hiérarchique, les nouveaux managers disposent de tout l'historique des absences de leurs collaborateurs. » Les équipes RH n'interviennent que sur les demandes complexes et ne sont plus sollicitées sur les questions des soldes de congés. « Le système, très souple et intuitif, est bien perçu en interne », conclut Françoise Vicaigne. Il a été présenté au cours de sessions d'information, sans nécessité de formations.

Satisfaite de sa solution, Primagaz continue aujourd'hui de déployer Mercure Horizon. L'entreprise s'est dotée, depuis, de nouveaux modules : demande de formation, entretiens d'activité et rémunérations, un dernier point sur lequel Primagaz espère améliorer sa réactivité.