Branle-bas de combat chez les militaires. Théâtre des opérations : la caserne Lourcine, siège de la direction des personnels de l'armée de terre et site pilote où s'orchestre le nouveau SIRH, baptisé Concerto. Depuis juillet dernier, son intégration avance en cadence. Sur place, les effectifs livrent une course contre la montre pour exécuter le projet : à terme, celui-ci permettra de gérer près de 240 000 militaires répartis sur environ 500 sites, en métropole, en outre-mer et à l'étranger. Il reliera 10 000 utilisateurs (gestionnaires RH, DRH...).

Opérationnel dans un an, Concerto remplacera les systèmes RH actuels qui arrivaient en bout de course. Le progiciel devrait alors regrouper, en une base de données unique, des informations qui étaient jusque-là dispersées entre des systèmes hétérogènes qui ne communiquaient pas entre eux. « Un outil performant et évolutif s'avérait indispensable à la mise en oeuvre d'une gestion des RH moderne », souligne le général de corps d'armée Alain Gilles, directeur du personnel militaire de l'armée de terre.

Pour mener à bien cette opération, le projet mobilise actuellement une trentaine de militaires à la maîtrise d'ouvrage et, en moyenne, une quarantaine d'intégrateurs mis à disposition par Unilog, le prestataire informatique chargé de la mise en oeuvre de Concerto. Pour étayer ses chances de réformer son SIRH dans les temps, le général Gilles s'est rallié, dès 2003, à la démarche de mutualisation des SIRH menée au niveau de l'Etat (lire encadré p. 14). « Pour la première fois, l'Administration mutualise des SIRH et met en place un ERP (1) », remarque Thierry Saudreau, responsable du secteur défense chez Unilog. En juin 2005, suite à un appel d'offres, le progiciel mySAP HR, de l'éditeur allemand éponyme, fait l'unanimité entre les différents ministères concernés. « L'outil choisi, réputé pour sa stabilité, intègre les meilleures pratiques de grandes entreprises, note le colonel Christian Garnier, directeur du programme Concerto. Son fabricant a le mieux appréhendé nos besoins fonctionnels. »

Constituée aux trois quarts d'effectifs contractuels, la population militaire de l'armée de terre se caractérise par sa très forte mobilité et des flux de personnels considérables : tous les ans, les RH gèrent 15 000 entrées et autant de départs. Cela suppose une réactivité en termes de saisie et de traitement de l'information. D'où le souhait du général Gilles de « disposer d'un système où les informations sont saisies à la source, et où chaque gestionnaire, au niveau local, peut consulter et mettre à jour la base en temps réel ». Concerto doit ainsi permettre un suivi instantané de chaque militaire, depuis son embauche (grâce à son interface avec l'outil de recrutement de l'armée de terre) jusqu'à sa sortie. Les données saisies alimenteront tous les modules de gestion RH. « Les utilisateurs attendent avec impatience ce système unique, ajoute le colonel Garnier. Ce sera pour eux un gain de temps et un confort de travail. »

Concerto fournira aussi au moteur de paie toutes les données individuelles nécessaires au calcul de la solde. Aux yeux du capitaine Frédéric Lardoux, responsable de la communication sur Concerto, la grande nouveauté réside dans « la forte convergence entre le SIRH et la solde. Ce couplage des deux outils représente une motivation supplémentaire pour la mise à jour des données ».

L'outil va également favoriser la mise en oeuvre de la Lolf (Loi organique relative aux lois de finances), destinée à améliorer la transparence des comptes publics et la mesure de la performance : « Nous allons passer d'une gestion des effectifs à un pilotage complet de la masse salariale », souligne le général Gilles. Il facilitera, en outre, la pratique de la GPEC. Une idée qui a fait son chemin à l'armée de terre : « Depuis plus de dix ans, dès le moment où nous sommes passés d'une armée de conscription à une armée de métier, nous pratiquons la GPEC, explique le général Gilles. Avec Concerto, nous devrions être beaucoup plus efficaces et réactifs. Grâce à une connaissance immédiate des besoins, nous pourrons mieux préparer, former et réorienter nos effectifs. »

Un autre axe fort du projet consiste à dématérialiser au maximum les documents administratifs et à réduire leur nombre. A cette fin, un formulaire unique pour toutes les demandes a été créé.

Un projet de cette envergure nécessite un dispositif d'accompagnement à la hauteur : kit pédagogique, intranet dédié et centre d'appels ont été mis en place. « Même dans l'armée, il ne suffit pas de donner des ordres pour que les gens s'approprient l'outil, lance Christian Garnier. Nous cherchons à susciter l'adhésion des utilisateurs. » A cette fin, quelque 150 personnels de la fonction RH de tous les métiers et de tous les niveaux hiérarchiques sont associés aux différentes étapes du projet. Toujours sur un tempo serré, la formation - 10 000 utilisateurs formés en trois mois - clôturera la mise en musique de Concerto. Pour respecter ces délais, l'armée mise sur un logiciel de tutorat. Le coût total de l'opération Concerto, 15 millions d'euros, est à la hauteur des enjeux RH, mais reste, pour le général Gilles, « très raisonnable au regard de la volumétrie du projet ».

(1) ERP : Enterprise resource planning, progiciel de gestion intégré.

L'armée de terre est l'un des fers de lance du projet de mutualisation des SIRH de l'Etat. Fin 2003, pour moderniser son système RH, l'institution militaire met en commun des moyens humains avec des ministères ayant les mêmes contraintes calendaires : la Justice et les Affaires étrangères.

L'aboutissement de la démarche - le «noyau commun interministériel» a été réalisé et livré par SAP l'été dernier - repose sur des outils informatiques génériques regroupant l'ensemble des fonctions de gestion identiques dans les différents ministères. Ces instruments sont à disposition de toutes les administrations souhaitant rénover leur SIRH.

Mené par la direction générale de l'Administration et de la fonction publique et la direction générale de la modernisation de l'Etat, le programme de mutualisation permet d'effectuer des économies substantielles. Dans la réalisation ou la maintenance des SIRH, il évite le recours à des développements informatiques spécifiques lors des évolutions réglementaires ou organisationnelles.

Au sein du ministère de la Défense, Concerto s'impose, déjà, comme un système de référence : le service des essences et la direction centrale des services de santé des armées l'adopteront tel quel. En 2009, les trois corps d'armée devraient disposer de SIRH homogènes, réalisés à partir du socle commun interministériel.

1 Mis en service en décembre 2007, le nouveau SIRH de l'armée de terre regroupera, sur le principe de la saisie unique, l'ensemble des données RH en une seule base.

2 La DRH de l'armée de terre mise sur son outil pour piloter plus finement sa masse salariale et développer sa GPEC.

3 L'armée de terre a participé activement au programme de mutualisation des SIRH publics. A la clé, des économies de développement et de maintenance.