Programme fonction support (PFS). Tel est le nom du projet de refonte du système de gestion de l'Afpa (Association nationale pour la formation professionnelle des adultes), dont le déploiement est généralisé dans toutes les régions depuis septembre. Lancé en 2001, ce vaste programme a été expérimenté en Picardie, puis dans les Pays de la Loire. Il se traduit par le déploiement d'HR Access pour la paie et d'Oracle Financial pour la comptabilité et les achats. Le projet se veut stratégique. Au 1er janvier 2009, dans le cadre de la décentralisation des crédits de formation de l'Etat, il appartiendra, en effet, à chaque direction régionale de l'Afpa, de négocier sa ligne budgétaire avec son conseil régional. La concurrence s'annonce rude avec d'autres structures publiques comme le Cnam ou les Greta. « Grâce au PFS, nous allons pouvoir mieux consolider les données de gestion et optimiser un traitement analytique des budgets », avance Pierre Boissier, directeur général de l'Afpa.

En attendant, ce projet informatique est en train de secouer cette vieille institution. Au sein de l'organisme de formation, 6 000 personnes, soit la moitié des effectifs, sont chargées de faire vivre la structure (siège, administration, gestion). Alors que chacun des 160 centres Afpa gérait sa comptabilité, ses achats et sa paie avec une large autonomie et une diversité dans les pratiques, les nouveaux outils de travail découlant de la mise en place du PFS s'appuient, désormais, sur des processus uniques. La plus grande partie des actes de gestion ne se déroulent d'ailleurs plus dans les sites. PFS s'accompagne, en effet, de la création de 22 plates-formes régionales de gestion, où sont affectés 210 gestionnaires. « Nous avons mis en place un plan pour accompagner, sur la base du volontariat, la mobilité géographique de 150 personnes », indique Gabriel Coin, DRH de l'Afpa.

PFS rime aussi avec économies. Au niveau des achats, par exemple, ce sont les plates-formes régionales qui se chargeront de négocier les tarifs avec des fournisseurs triés sur le volet. « Notre objectif est de réaliser 5 millions d'euros d'économies sur les achats », déclare Pierre Boissier. Les formations aux métiers du bâtiment, de la mécanique et de l'industrie représentent l'essentiel de l'activité de l'Afpa. Beaucoup de centres ressemblent donc à de véritables chantiers qui commandent en masse outils et matériaux. « Nos stagiaires sont autant de futurs prescripteurs des produits de nos fournisseurs », argue Pierre Boissier.

Economies encore, avec un plan de réorganisation qui vise à supprimer 615 postes, dont 400 au niveau des gestionnaires d'ici à fin 2008. Les gains de productivité induits par PFS devraient permettre d'absorber, à terme, ces réductions d'effectifs. D'ores et déjà, 400 des 600 demandes de préretraite ont été acceptées et seront autofinancées.

En attendant, les utilisateurs de PFS connaissent plutôt une surcharge de travail (lire encadré p. 17). PFS a également un impact au niveau de tous les centres Afpa avec, à la clé, des évolutions de métiers. Les magasiniers et les acheteurs vont, par exemple, devenir des logisticiens approvisionneurs. « Au-delà des changements de fonction, PFS induit également des micro-réorganisations qui sont différentes selon le contexte de chaque centre. Chacun d'entre eux est, en effet, concerné par 2 à 4 départs de salarié. Il faut donc un accompagnement terrain pour gérer une nouvelle répartition des tâches sur le personnel qui reste en poste. Il y a tout un travail sur la polyvalence qu'il nous faut mener », explique le DRH.

Dans son rapport sur les conditions du déploiement de PFS en Picardie et dans les Pays de la Loire, le cabinet Degest, qui a été missionné par le comité d'entreprise, note, quant à lui, « un flou autour de la définition des fonctions de certains personnels qui n'ont pas de tâches déterminées ». C'est le cas, notamment, de certains assistants de gestion, dont la fonction passe à la trappe avec PFS. Degest constate également un déficit de visibilité quant au périmètre et à la nature des missions des assistants techniques. Sur la seule région des Pays de la Loire, PFS va impacter les fonctions de 72 emplois équivalent temps plein. Trente d'entre eux ont été redéployés sur de nouvelles fonctions comme celle d'assistant technico-pédagogique. Avec le transfert de personnel sur la plate-forme régionale et la disparition des magasiniers, les responsables de centre doivent, en outre, dispatcher la gestion des courriers, des archives et les envois de matériels défectueux.

La conduite de PFS passait par une réorganisation de la direction informatique. Il y a quatre ans, un nouveau directeur informatique a été nommé. La direction est alors passée d'un mode d'organisation en 2 services (études et production) à 7 services (étude, relation client, production, coordination, sécurité, accompagnement du changement et administratif), marquant sa volonté de se rapprocher des utilisateurs. Les effectifs sont passés de 50 à 70 personnes.

Cette direction informatique va désormais entamer le second volet de la refonte du système d'information, qui repose sur une mise à plat des applicatifs métiers utilisés par les 6 000 formateurs et psychologues. Alors que PFS était un projet descendant pour lequel les utilisateurs n'ont pas été consultés dans le choix des processus, la direction informatique promet que les formateurs et psychologues seront impliqués dans la détermination des fonctionnalités de leurs futurs outils de travail.

En mars 2006, le cabinet Degest remettait au comité central d'entreprise un rapport sur les expérimentations de PFS en Picardie et dans les Pays de la Loire. Si le rapport note que, « de manière générale, les agents ne remettent en cause ni les process ni les objectifs de PFS », il pointait tout de même du doigt « un dispositif de formation peu satisfaisant du point de vue des utilisateurs ».

Tous formés par Cap Gemini, les utilisateurs interrogés par Degest ont souligné un décalage entre la logique du système informatique et leurs pratiques. Entre les soucis d'appropriation et les dysfonctionnements de PFS, les utilisateurs font remarquer une nette surcharge de travail.

La direction ne conteste pas le phénomène, qu'elle considère comme normal et, surtout, temporaire. Une trentaine de CDD ont été recrutés pour compenser en partie la surcharge de travail qui devrait s'étaler sur au moins un an dans le cadre de la généralisation de PFS.

C'est toujours le cabinet Degest qui va suivre, pour le compte du comité central d'entreprise, les modalités de ce déploiement.

1 Un vaste chantier informatique baptisé «Programme fonction support» (PFS) se traduit, notamment, par des changements de métiers, de nouvelles méthodes de travail et de la mobilité géographique.

2 Le PFS devrait absorber les 400 suppressions de poste de gestionnaire prévues d'ici à 2008. En attendant, le projet se traduit par des surcharges de travail dans sa phase de mise en oeuvre.

3 La DRH travaille en étroite collaboration avec la direction informatique pour accompagner le déploiement du PFS tandis que le CCE a désigné un cabinet pour en assurer le suivi.