Il est étonnant de constater que, plusieurs années après l'instauration du forfait jours par la loi, les entreprises s'interrogent toujours sur l'attitude à adopter en cas d'année incomplète : comment faut-il calculer le forfait ? Sans nul doute, celui-ci doit être proratisé, et plusieurs méthodes sont envisageables.
La loi du 19/1/2000 avait prévu que, par accord collectif (et avenant au contrat), les cadres autonomes pouvaient être soumis à un forfait jours, à hauteur de 217 jours maximum, ce chiffre ayant ensuite été porté à 218. Puis, la loi du 2/8/2005 a soumis au même régime certains non-cadres : ceux dont la durée du travail ne peut être prédéterminée et disposant d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Contrairement à une idée reçue, ces salariés n'ont pas de jours RTT (sauf si l'accord collectif en dispose autrement), mais il est seulement fixé une durée maximale de travail sur l'année, ce qui explique la raison pour laquelle la loi impose de décompter leurs jours de travail (et non les jours de repos).
Si le salarié au forfait entre (ou sort) en cours d'année, il est logique de considérer que le forfait doit être proratisé. De même, un salarié embauché au 1er janvier de l'année ne peut être soumis au même forfait que ceux déjà présents dans l'entreprise depuis un an. En effet, 218 jours correspondent à du travail effectif, décompte fait des jours de congé et des jours fériés chômés. Par conséquent, si l'on soumettait à un forfait de 218 jours un salarié entré au 1er janvier, cela équivaudrait à le faire bénéficier de tous les congés payés, alors qu'il ne les a pas tous acquis.
Pour ces différentes raisons, il est concevable d'agir en plusieurs étapes pour calculer le forfait des salariés dans cette situation (sachant qu'aucun texte de référence n'a prévu de règle en la matière). En premier lieu, il faudrait recalculer le forfait (218 jours en principe) en lui ajoutant 25 jours ouvrés de congés payés et les jours fériés coïncidant avec un jour de travail. Puis, il faudrait proratiser le résultat obtenu par le nombre de jours calendaires depuis la date d'entrée ou jusqu'au départ/365. Enfin, le résultat obtenu devrait être diminué des jours fériés tombant un jour normalement travaillé sur la période de travail et des jours de congés acquis et pouvant être pris sur l'année (en jours ouvrés).
En pratique, on constate que beaucoup d'entreprises ont adopté une autre règle, plus simple mais moins fiable, consistant à octroyer au salarié un nombre de jours de repos proratisé : considérant que le salarié a droit à environ dix jours de repos par an, ce chiffre est recalculé en fonction du nombre de mois de travail.
