Le lauréat 2006 aurait pu postuler dans les trois catégories du Prix Intranet tant il maîtrise un spectre étendu d'applications. C'est sans doute ce qui a incité le jury à porter son choix sur «Spot», le portail d'Elyo, filiale de Suez Energie Services. Mais ce n'est pas la seule raison. Car «Spot» est aussi, sur le plan technique, à l'avant-garde avec son moteur de recherche très avancé permettant, par exemple, de trouver l'ensemble des commentaires associés à un document, ou encore avec ses mécanismes de SSO (Single Sign-On) qui, loin d'être superflus, permettent, une fois un utilisateur identifié, de lui fournir ses applications préférées.

Innovant, «Spot» est aussi doté d'une ergonomie très fluide. C'est d'ailleurs l'essentiel du travail qui a occupé ces derniers mois l'équipe en charge de cet outil, mis en ligne dans sa nouvelle configuration en septembre 2005. « La première version de l'intranet date de 1998. Au fil des ans, les applications métiers et transversales ont commencé à foisonner. Il devenait urgent de valoriser les contenus en les organisant afin d'éviter tout empilage », souligne Marie-Christine Lanotte-Grosz, chargée de la gestion des connaissances à la direction exploitation. « Nous avions une trentaine d'applications accessibles sur une seule page », ajoute Hervé Kerleguer, responsable domaine à la DSI.

On l'aura compris, le portail «Spot» est, avant tout, un outil de knowledge management. Il faut dire que, dans cette entreprise, les premières bases de connaissances sont apparues dès la fin des années 1990. Le premier outil était supporté par une solution Domino comprenant des listes documentaires avec la possibilité d'y insérer des pièces jointes.

Aujourd'hui, ce portail a gardé sa feuille de route initiale : partager efficacement les connaissances métiers, les outils et les méthodes, adopter un langage commun, élargir le réseau d'expertises, faciliter le travail en réseau et partager les retours d'expérience. Il concerne potentiellement les 9 980 salariés d'Elyo en France. Sur ce total, environ 5 500 collaborateurs disposent actuellement de PC. « Pour les autres, essentiellement des techniciens itinérants, nous avons déployé une politique d'équipement en PDA, à partir desquels ils pourront accéder à l'intranet. Nous pensons tous les équiper d'ici à la fin 2007. Cela nécessite toutefois de réfléchir aux applications qu'il convient de mettre à leur disposition ainsi qu'à la présentation pour l'adapter au format de la page d'accueil du PDA », explique Hervé Kerleguer.

Les informations du portail sont regroupées en trois rubriques. La rubrique «communication et support vente» intègre des applications dédiées aux commerciaux et des outils de travail comme Master Offre pour la réalisation des appels d'offres. Chaque responsable de contrat peut, ainsi, renseigner un espace client, accessible au reste de la communauté.

La partie «opération & exploitation» contient des applications utiles aux opérationnels et aux exploitants. On y trouve des outils sur la sécurité, la maintenance et la réglementation. Egalement en ligne, dans cette rubrique, un outil de commande des achats ainsi qu'un outil de déclaration des accidents du travail, accompagné d'un reporting servant à alimenter la courbe statistique des accidents et des indicateurs de sécurité (taux de fréquence, taux de gravité).

Dans l'onglet «Elyo et nous», le salarié consulte les informations relatives à la gestion des ressources humaines. En projet : un workflow de gestion des notes de frais et la mise en place d'un self-service RH intégrant, notamment, la gestion des demandes de congés. Les offres d'emploi et la politique de mobilité interne sont, elles, accessibles via un lien sur Swan, l'intranet de Suez.

Toujours sur la page d'accueil de «Spot», un onglet intitulé «groupes de travail» rassemble les espaces collaboratifs (fonctionnant sous Windows Sharepoint Services) à accès restreints, utilisés par des groupes de travail ou des réseaux. « Depuis janvier 2006, signale Hervé Kerleguer, ces espaces collaboratifs sont en plein essor. Nous commençons déjà à anticiper le trop-plein d'informations. » Pour faciliter la création d'espaces collaboratifs, un site témoin, sorte d'espace de démonstration, est disponible depuis la rubrique «trucs et astuces».

Pour faire vivre cet intranet, Elyo s'appuie sur trois moteurs que sont la direction du KM, la DSI, et les 120 contributeurs internes qui publient, hors espaces de travail collaboratif, des informations «de référence». « Ces personnes sont très motivées, mais il faut, en permanence, faire la promotion de cet intranet, estime Marie-Christine Lanotte-Grosz. Dans notre journal interne, Plume, nous réservons, dans chaque numéro, une rubrique à «Spot». »

> Activité : société de services en efficacité énergétique et environnementale.

> Effectifs : 9 880 salariés.

> Chiffre d'affaires : 2, 107 milliards d'euros en 2005.

> Lancement de «Spot» : 1998, refondu en 2005.

> Budget : 100 000 euros.

> Fréquentation : environ 300 000 pages vues par mois.